Checklist RH : 5 étapes pour bien préparer votre départ en congés

La saison estivale est une période que beaucoup de vos salariés attendent, mais qui demande une certaine préparation aux équipes RH. Pour que vous puissiez vous aussi en profiter, voici une checklist à garder près de vous. De quoi vous permettre de vous concentrer sur vos vacances, sans vous soucier de l'état de votre entreprise.

Anticipez les demandes de congés des collaborateurs

Encouragez les managers à anticiper les départs en congé de leurs équipes pour avoir une visibilité globale. Tout le monde y gagnera et chacun pourra s’organiser.

Préparer un départ en congé est un acte de management à part entière. Il est indispensable de fixer le départ en vacances de toute l’équipe afin d’assurer une bonne continuité du service dans l’entreprise. Ainsi, vous pourrez avoir une idée claire et précise des tâches à planifier et des collaborateurs compétents à désigner pour ces missions.

Bon à savoir : Une hésitation ? Cet article vous expliquera comment choisir entre un logiciel ou une gestion des congés depuis un fichier Excel pour suivre les absences des salariés.

Organisez votre retour en amont

Planifier un rendez-vous de follow up pour savoir ce qui s’est passé en votre absence et la liste des missions à réaliser en priorité à votre retour. Y a-t-il, par exemple, de nouveaux recrutements à prévoir ? Une campagne d’entretiens qu’il faudra organiser ?

En amont, vous devez déterminer les missions à réaliser en priorité à votre retour pour ne pas perdre le bénéfice des congés dès le premier jour de la reprise, à cause du stress. Indiquez-les dans votre to-do list et dans votre agenda prévisionnel en notifiant les deadlines pour ne rien oublier.

Il est possible de planifier quelques réunions au bureau la première semaine de reprise pour faire le point sur les projets de l’équipe. Toutefois, évitez d’organiser ces séances le jour de votre retour.

Pour bien préparer votre départ en congé, rangez votre bureau et triez votre boîte mail ainsi que vos dossiers. Pourquoi ? Parce qu’il est plus agréable de retrouver un espace de travail propre et organisé.

Prévenez vos contacts

Le traditionnel mot d’absence avec les coordonnées de la personne à contacter en votre absence. Un classique, mais indispensable. En interne, prenez le temps d’informer vos collègues de vos dates de congé, pour éviter de recevoir plein de demandes en catastrophe une semaine avant votre départ.

Vous devez transmettre à vos collaborateurs et à vos clients sensibles vos dates de congé au plus tôt. Faites-le une quinzaine de jours avant votre départ et privilégiez le contact direct. Ainsi, vos interlocuteurs pourront anticiper leurs demandes et ne seront pas frustrés lorsqu’ils découvriront par eux même votre absence.

Partagez un planning de vacances

Pour avoir une vision globale des congés de chacun, il est indispensable de s’organiser et de déléguer aux bonnes personnes. Pour ce faire, enregistrez les congés de chacun de vos collaborateurs dans un tableau Excel accessible à toute l’équipe.

Cela permettra à chacun de s’y retrouver d’un coup d’œil et de mieux s’organiser. Ainsi, vous saurez à qui déléguer vos tâches avant de partir et qui pourra se charger des dossiers urgents en votre absence.

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Faites le suivi des dossiers en cours et déléguez

Vous devez faire une liste de toutes les tâches en cours et à venir. Notez-y celles qui sont urgentes, celles qui peuvent être confiées à vos collègues pendant vos congés ainsi que celles qui peuvent attendre votre retour. Classez toutes les tâches par ordre de hiérarchie.

En haut de la liste, notez les missions urgentes qui doivent être effectuées avant votre départ. Ensuite, énumérez les tâches plus petites qui ne demandent pas beaucoup de temps pour être exécutées. Enfin, notez les projets moins urgents que vous pouvez achever à votre retour. Ce travail vous aidera à avoir une vue d’ensemble et les idées claires pour évaluer la charge de travail qui vous attend.

Pour assurer la continuité de vos tâches lors de votre absence, il est important de confier au collaborateur en charge des projets, toutes les informations et instructions nécessaires.

Dans un courriel, précisez la date limite du projet et les coordonnées des personnes à contacter en cas de besoin. Vous devez également lui envoyer tous les dossiers indispensables à l’exécution du travail. Il est aussi recommandé de discuter de vive voix ensemble pour éviter tout malentendu.

En outre, vous pouvez donner à votre remplaçant vos identifiants informatiques et lui indiquer le moyen de vous contacter en cas d'urgence. Cependant, n'oubliez pas de prendre du temps pour vous déconnecter complètement pendant vos vacances.

En conclusion, pour bien préparer votre départ en congé, vous devez mettre en place chacune de ces actions : fixer la date de congé de chacun de vos collaborateurs, préparer votre retour, prévenir en amont vos collaborateurs et vos clients, partager un planning de vacances et faire le suivi des dossiers en cours. Certaines tâches peuvent être chronophages, mais lorsque tout est bien mis en place, vous passerez un très bon congé sans recevoir des coups de fils répétitifs de vos collaborateurs.