Contrôle de l’Urssaf : être à jour sur ses frais de santé

Lorsque l'on parle de frais de santé et de contrôle de l’Urssaf, il est important de comprendre le lien qui les unit pour s'assurer d'être en règle. Le contrôle de l’Urssaf vise à vérifier si les entreprises respectent leurs obligations en matière de cotisations sociales, y compris les cotisations liées aux frais de santé des salariés. C'est pourquoi nous vous partageons dans cet article toutes les informations à prendre en compte avant un contrôle de l'Urssaf concernant les frais de santé au sein des entreprises.

1) Quel lien entre frais de santé et contrôle de l’Urssaf ?

Les frais de santé des salariés sont un sujet d'attention particulier lors des contrôles de l’Urssaf. L'Urssaf s'assure que les entreprises respectent les obligations légales en matière de cotisations sociales pour les frais de santé. Cela inclut notamment les cotisations pour la complémentaire santé des salariés et les éventuelles exonérations partielles de charges sociales dont peuvent bénéficier les employeurs. Le taux de charge applicable s’élève à 17,7% avec 9,7% à la charge du salarié et 8% à la charge de l’entreprise.

2) Le déroulement d’un contrôle Urssaf : ce qu’il faut retenir

Lorsqu'un contrôle de l’Urssaf est effectué, il est important de connaître les éléments clés du processus. Les contrôles peuvent être annoncés ou inopinés, et l'Urssaf a le droit de demander des documents et informations sur les frais de santé des salariés. Les contrôleurs vérifient si les entreprises ont correctement déclaré et payé les cotisations sociales liées aux frais de santé sur sur l’année en cours et les 3 dernières années. Il est donc essentiel de tenir des registres précis et à jour pour faciliter le processus de contrôle.

Une fois le contrôle terminé commence une période contradictoire au cours de laquelle une lettre d’observation est remise à l’entreprise de la part du contrôleur, contenant ses retours. S’ensuit une période de contestation permettant à l’entreprise de répondre aux différents éléments présents dans la lettre d’observation, ou encore de transmettre les documents demandés.

Afin de régler les charges sociales dans les règles, une mise en demeure est envoyée. Celle-ci peut être contestée soit devant la Commission de Recours Amiable, ou bien devant le tribunal judiciaire.

3) Nos astuces pour être au point sur ses frais de santé le jour J

Pour être prêt lors d'un contrôle de l’Urssaf, il est important de prendre en compte quelques astuces essentielles :

Les conditions d’exonération à retenir

Il est crucial de bien comprendre les conditions d'exonération des cotisations sociales pour les frais de santé car cela permet de s'assurer que l'entreprise bénéficie des exonérations auxquelles elle est éligible. Parmi les 6 conditions d’exonérations recensées, ont en compte 3 principalement vérifiées par l’Urssaf:

• La formalisation du régime au travers d’un acte du travail comme un accord collectif, une DUE ou encore un accord référendaire ;
• Le respect du caractère obligatoire du contrat de complémentaire santé collective ;
• Le respect du caractère collectif du contrat de complémentaire santé collective.

Bien justifier que ces conditions sont remplies

Lors d'un contrôle, il est primordial de pouvoir justifier que les conditions d'exonération sont remplies. Il faut donc conserver tous les documents nécessaires, tels que les attestations de l'organisme complémentaire ou les justificatifs de la nature des dépenses.

• Concernant l’acte de droit de travail, celui-ci doit être remis à l’ensemble des salariés afin de leur récapituler l’ensemble des caractéristiques de la complémentaire santé dans une DUE, un Accord collectif ou référendaire. Dans le cas d’un contrôle de l’Urssaf il est nécessaire de fournir une preuve de la remise de la DUE à tous les salariés comme une liste d’émargement, une mention dans le contrat de travail, un envoi par courrier ou par mail.
• Le caractère collectif de la mutuelle d’entreprise doit aussi être justifié, afin de prouver que ce dispositif est proposé à l’ensemble des salariés sauf exceptions légales. Pour ce faire il est nécessaire de fournir plusieurs documents, tels que la DUE, l’Accord référendaire ou collectif, mais aussi les bulletins de paye, le contrat d’assurance, etc.
• Le caractère obligatoire de la complémentaire santé collective doit aussi être justifié au travers des demandes de dispense de la part des salariés concernés, mais aussi la DUE, l’Accord référendaire ou collectif comprenant les dispenses dites facultatives (le cas échéant).

Être à jour sur les dispenses d’affiliation

Pour assurer leur validité, les dispenses doivent suivre un certain nombre de conditions, telles que :

• Être applicable au sein de l’entreprise, que ce soit une dispense de droit comme une couverture individuelle ou obligatoire rattachée à un autre contrat de travail, ou bien une dispense prévue par l’acte de mise en place (CDD de moins de 12 mois,…)
• Être exercées que ce soit au moment de l’embauche, de la mise en place des garanties, ou à la prise d’effet du contrat.
• Être justifiées par le biais d’une déclaration sur l’honneur en bonne et due forme.

Conclusion

Pour finir, il est crucial pour l'employeur d'être à jour sur ses frais de santé afin de se conformer aux obligations légales et d'éviter des sanctions lors d'un contrôle de l’Urssaf. En comprenant le lien entre frais de santé et contrôle de l’Urssaf, en connaissant le déroulement d'un contrôle et en suivant nos astuces, les entreprises peuvent se préparer efficacement et garantir une gestion optimale de leurs frais de santé.