Comment faire une DUE afin de changer de contrat de mutuelle ?

En tant qu'employeur, vous pouvez être amené à vouloir changer de contrat de mutuelle pour optimiser le rapport qualité/prix ou pour attirer et fidéliser vos salariés. Il est possible de résilier votre contrat Santé collectif à tout moment dans l’année en respectant un délai de préavis d’1 mois depuis le 1er décembre 2020 avec la loi Hamon.

Le choix de la mutuelle peut se faire de 3 manières :
– Le référendum
– La négociation avec les représentants du personnel
– La décision unilatérale de l’employeur (DUE)

La dernière est l'option la plus couramment utilisée par les entreprises. Ce mode de mise en place est  particulièrement adapté aux TPE et PME. Pour rappel, la DUE n’est pas seulement obligatoire lors de la souscription d’un contrat de complémentaire santé collective, mais aussi lors de toute modification.

Comment faire pour changer de contrat de mutuelle par voie de DUE ?

Voici la liste des étapes à suivre pour l'employeur pour dénoncer votre ancien régime et mettre en place un nouveau contrat dans votre entreprise :  

1ère étape : Dénoncer l'ancienne DUE

Seul l’employeur peut décider de mettre fin à son engagement. Il ne pourra cependant dénoncer qu’un engagement unilatéral à durée indéterminée.

La dénonciation n’a pas à être motivée mais elle suppose le respect d’un préavis, une information des représentants du personnel, et une information individuelle des salariés.

2ème étape : Informer et consulter les représentants du personnel

L’employeur doit soumettre son projet de DUE aux représentants du personnel s’ils existent. Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.

3ème étape : Rédiger la DUE

La rédaction d'une DUE est très réglementée et doit détailler les conditions de souscription du nouveau contrat dont certaines mentions sont obligatoires :

• L’objet du régime mis en place.
• La catégorie de personnel concernée : Une DUE spécifique doit être rédigée pour chaque collège (ensemble du personnel, collège cadre, collège non-cadre).
• Les garanties : La DUE doit contenir les risques couverts, les conditions d’application des garanties et les niveaux de remboursement. Il est conseiller de faire référence au tableau de garanties plutôt que de l’intégrer afin de conserver une DUE à jour.
• Les taux de cotisation et leurs répartitions entre employeur et salariés : La part revenant à l’employeur doit être au moins égale à 50%.
• Les ayant-droit : La DUE doit préciser si la mutuelle couvre les ayants-droit (conjoint, le concubin, le partenaire de PACS ou encore les enfants des salariés). L’entreprise n’a pas l’obligation de participer au financement des cotisations des ayant-droits sauf si votre accord de branche vous l'impose, mais cela reste très appréciable pour les salariés.
• La date d’effet et la durée du régime mis en place : La DUE doit préciser la date à laquelle prendra effet le contrat de mutuelle ainsi que sa durée de validité.
• La clause de révision de l’organisme assureur : La DUE doit indiquer les modalités de révision, de renouvellement ou de résiliation de la mutuelle collective ainsi que les modalités de dénonciation.
• La dispense d’affiliation des salariés (Article 11 de la Loi EVIN) : Les dispenses d’affiliation des salariés sont strictement définies par la loi et doivent apparaître dans la DUE. Pour tous ces cas de dispense, c’est au salarié d’en faire la demande par écrit en fournissant les pièces justificatives.
• Le dispositif de portabilité : Les conditions de la portabilité des garanties de la mutuelle doivent être précisées à destination des salariés licenciés et des retraités. La portabilité a une durée d’1 an au maximum à condition d’être indemnisé par Pôle Emploi. Son financement est assuré par l’employeur alors que le retraité doit prendre en charge l’intégralité de la cotisation.

D’autres clauses sont facultatives :

• Les éventuels autres cas de dispenses,
• Le cas des salariés dont le contrat de travail est suspendu sans maintien de salaire.

4ème étape : Informer de manière individuelle tous les salariés

La DUE doit être remise à chaque salarié :
–  Liste d’émargement contre signature
–  Décharge individuelle contre signature
–  Envoi d’un courrier postal en recommandé ou mail avec accusé de réception

⚠️ En cas d’oubli, l’entreprise s’expose à une sanction de la part de l’URSSAF. Prévenir ses salariés par le biais d’un affichage collectif n’est pas suffisant.

Chez Lola Health, nos équipes mettent toute leurs expertises à votre service pour vous accompagner dans votre changement de mutuelle en conformité avec votre convention collective et la législation en vigueur.