Qu'est-ce que la DUE et comment la rédiger ?

Depuis 2016, toutes les entreprises employant des salariés ont l’obligation de leur proposer une complémentaire santé collective. La prévoyance est facultative mais peut être obligatoire dans certains cas (cadres, convention collective, accord de branche, etc). Comment mettre en place ces dispositifs dans une entreprise ? Comment faire en cas de changement ?

La mise en place de la complémentaire santé et/ou prévoyance collective doit prendre en compte le contexte légal spécifique à l’entreprise. La DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur) est l'une des 3 modalités prévues par la loi :

• Le référendum
• La négociation avec les représentants du personnel
• La décision unilatérale de l’employeur (DUE)

La DUE est la manière la plus couramment utilisée par les entreprises notamment pour les TPE/PME. Elle informe les salariés des engagements pris par l'employeur.

Chez Lola Health, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la DUE. 👇🏼

1) Comprendre la DUE

Définition et objectifs de la DUE

La DUE, ou Décision Unilatérale de l’Employeur, est un acte juridique par lequel un employeur s'engage à mettre en place des garanties de protection sociale au bénéfice de ses salariés. Elle concerne notamment la santé obligatoire, couvrant les frais médicaux, dentaires, d'hospitalisation, ainsi que les dépassements d'honoraires. Ces garanties peuvent être souscrites par l'employeur auprès d'une mutuelle santé d'entreprise ou d'un assureur, dans le cadre de contrats collectifs et obligatoires.

Chaque salarié, quel que soit son type de contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel), bénéficie de cette couverture santé collective, avec une adhésion obligatoire sauf en cas de dispense prévue par le Code de la Sécurité Sociale.

L'entreprise doit adhérer à une mutuelle d'entreprise obligatoire pour sécuriser l'emploi et garantir la protection sociale de ses salariés, tout en bénéficiant d'avantages fiscaux et sociaux. Les partenaires sociaux peuvent négocier les modalités de cette adhésion dans le cadre d'un accord national interprofessionnel ou d'accords d'entreprise.

La DUE vise ainsi à assurer une couverture complémentaire santé à l'ensemble des salariés, dans le respect des exigences légales en matière de contrat responsable et de garanties minimales.

Les acteurs concernés par la DUE

La DUE implique plusieurs acteurs clés dans le domaine de la protection sociale au sein de l'entreprise.

L’ employeur joue un rôle central dans la mise en place de la couverture complémentaire santé pour leurs salariés. En effet, il est tenu d'adhérer à une mutuelle d'entreprise obligatoire et de garantir une protection sociale adéquate conformément aux dispositions du Code de la Sécurité Sociale.

Les salariés, quant à eux, bénéficient de cette couverture santé collective, avec une adhésion obligatoire dans la plupart des cas, sauf en cas de dispense prévue par la loi.

Enfin, les mutuelles d'entreprise, qui sont souscrites par l'employeur, permettent de fournir les garanties de protection sociale nécessaires à leurs adhérents, que ce soit en offrant des remboursements sur les frais de santé, ou encore en assurant une couverture complémentaire adaptée.

Les avantages de la DUE

La DUE présente des avantages significatifs tant pour les employeurs que pour les salariés.

Pour l’employeur, elle offre la possibilité de fournir une complémentaire santé d'entreprise à ses salariés, ce qui montre son engagement envers le bien-être et la protection sociale de ses collaborateurs. En adhérant à une mutuelle collective, l’entreprise peut également bénéficier d'avantages fiscaux et sociaux, ce qui contribue à la gestion efficace de ses charges sociales.

D’autre-part, la mise en place d'une DUE répond aux obligations légales en matière de protection sociale, et renforce ainsi la conformité de l'entreprise aux dispositions du Code de la Sécurité Sociale.

Dans le cas des salariés, la DUE assure une meilleure accessibilité aux soins de santé grâce à une couverture complémentaire adaptée à leurs besoins. Ils bénéficient de remboursements sur les frais médicaux, dentaires, et hospitaliers, réduisant ainsi leur charge financière en matière de santé.

Cette couverture complémentaire santé collective permet aussi une sécurité financière accrue en cas de dépenses de santé imprévues, tout en leur permettant de bénéficier de certaines garanties minimales imposées par la loi.

2) Rédiger la DUE

Les étapes clés

La rédaction de la DUE comporte plusieurs étapes cruciales pour garantir sa conformité légale et sa pertinence en termes de protection sociale pour les salariés.

Dans un premier temps, l’employeur doit définir les garanties et les cotisations en fonction des besoins de ses employés et des exigences légales en matière de couverture complémentaire santé d'entreprise.

Cette étape implique généralement une analyse des différentes options de mutuelles d'entreprise disponibles sur le marché, ainsi qu'une consultation éventuelle des instances représentatives du personnel s’ils existent, tels que le Comité Social et Économique (CSE), les délégués du personnel, etc. Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.

Une fois les garanties et les cotisations définies, l’employeur rédige le document de la DUE en veillant à respecter les dispositions du Code de la Sécurité Sociale et les obligations légales en matière de contrat responsable. Ce document doit être clair et précis, mais doit aussi mentionner les modalités d'adhésion des salariés, les garanties offertes, les taux de cotisation, ainsi que les cas de dispense d'adhésion prévus par la loi.

Une fois la DUE rédigée, les employeurs doivent la communiquer aux salariés de manière claire et transparente. Cette communication peut se faire par voie électronique ou par remise d'un exemplaire papier, accompagné d'une notice d'information détaillant les différentes modalités de la couverture complémentaire santé d'entreprise. Les collaborateurs doivent également être informés de leurs droits en matière de dispense d'adhésion et des démarches à suivre en cas de demande de dispense.

Par ailleurs, il est essentiel pour l’employeur de conserver un justificatif montrant que l’ensemble de ses salariés ont été correctement informés du changement de complémentaire santé collective. Pour disposer d’un justificatif, l’employeur peut :

• adresser aux salariés un courrier recommandé avec accusé de réception ;
• constituer une liste d’émargement ;
• faire signer des décharges individuelles.

⚠️ En cas d’oubli, l’entreprise s’expose à une sanction de la part de l’URSSAF. Prévenir ses salariés par le biais d’un affichage collectif n’est pas suffisant.

Les mentions obligatoires

La décision unilatérale de l’employeur doit contenir de nombreuses mentions obligatoires. Elle peut être rédigée par l’employeur ou par un professionnel juridique pour assurer la transparence et la conformité de la couverture complémentaire santé d'entreprise.

Le document doit en premier lieu spécifier clairement les bénéficiaires du régime, c'est-à-dire les salariés de l'entreprise concernée. Puis, les garanties offertes par le régime doivent être détaillées, notamment en ce qui concerne les frais de santé pris en charge, tels que les remboursements pour les consultations médicales, les soins dentaires ou les frais d'hospitalisation. Les cotisations, à la charge des salariés et éventuellement de l'employeur, doivent également être mentionnées, précisant ainsi les modalités de participation financière de chacun.

Par ailleurs, les modalités d'adhésion au régime et de renonciation doivent être clairement indiquées, précisant les démarches à suivre pour les salariés souhaitant bénéficier de la couverture complémentaire santé d'entreprise ou pour ceux qui préfèrent y renoncer.

La date d'effet et la durée du régime doivent également figurer dans la DUE, permettant ainsi aux salariés de connaître le moment à partir duquel ils seront couverts et la période pendant laquelle cette couverture sera en vigueur.

Pour vous y retrouver plus facilement, voici une petite liste résumant les informations devant figurer dans votre DUE :

• La catégorie de personnel concernée : Une DUE spécifique doit être rédigée pour chaque collège (ensemble du personnel, collège cadre, collège non-cadre).
• Les risques couverts : La DUE doit contenir les risques couverts (santé ou prévoyance), les conditions d’application des garanties et les niveaux de remboursement. Il est recommandé de ne pas insérer le tableau de garanties au sein du document mais de renvoyer au contrat d’assurance. Cela évite de devoir mettre à jour le document à chaque modification.
• Les conditions financières et la répartition entre employeur et salariés : Pour la mutuelle, l’employeur doit prendre en charge minimum 50% de la cotisation. Toutefois, celle-ci peut être plus importante, notamment si une convention ou un accord collectif l’impose
• La situation des ayants droit : . L’entreprise n’a pas l’obligation de participer au financement des cotisations des ayant-droits sauf si votre accord de branche vous l'impose, mais cela reste très appréciable pour les salariés.
• Les cas de dispense : Les dispenses d’affiliation des salariés sont strictement définies par la loi et doivent apparaître dans la DUE. Pour tous ces cas de dispense, c’est au salarié d’en faire la demande par écrit en fournissant les pièces justificatives.
• La clause de révision de l’organisme assureur : La DUE doit indiquer les modalités de révision, de renouvellement ou de résiliation de la mutuelle collective ainsi que les modalités de dénonciation.
• Le dispositif de portabilité : Les conditions de la portabilité des garanties de la mutuelle doivent être précisées à destination des salariés licenciés et des retraités.
• La date de prise d’effet et la durée de validité.

Conseils pour une DUE efficace

Pour garantir l'efficacité d'une DUE, il est essentiel de clarifier les objectifs de la couverture complémentaire santé d'entreprise dès le départ. Les employeurs doivent définir précisément les besoins de leurs salariés en matière de frais de santé et choisir les garanties qui y répondent le mieux.

Il est recommandé de consulter les instances représentatives du personnel pour recueillir leurs avis et suggestions. Lors de la rédaction du document, il faut bien penser à utiliser des termes clairs et compréhensibles pour faciliter la communication avec les salariés.

La DUE devrait expliquer de manière détaillée les modalités d'adhésion et de renonciation, ainsi que la participation de l'employeur aux cotisations. Il est également judicieux d'inclure des exemples concrets et des informations pratiques pour aider les salariés à comprendre leur couverture.

Il est nécessaire que la communication de la DUE aux salariés soit faite de manière transparente et accessible, en veillant à répondre à toutes les questions et à fournir des canaux de communication pour les demandes d'informations supplémentaires. En suivant ces conseils, l’employeur peut s'assurer que sa DUE est efficace et bénéfique pour ses salariés.

3) DUE : Aller plus loin

Les erreurs à éviter

Lors de la mise en place d'une DUE, il est crucial d'éviter certaines erreurs qui pourraient compromettre son efficacité.

Il est d’abord essentiel de ne pas négliger la consultation des instances représentatives du personnel, car leur implication peut contribuer à une meilleure adhésion des salariés au régime proposé.

L’employeur doit s’assurer de ne pas proposer des garanties inadaptées aux besoins des salariés, car cela pourrait entraîner une faible adhésion et une insatisfaction générale.

De plus, la communication doit être claire et doit éviter les termes techniques en fournissant des explications détaillées sur les modalités d'adhésion et de renonciation.

Dans le cas d'un changement de contrat, n’oubliez pas de dénoncer votre ancienne DUE en respectant le délai de préavis et rédiger une nouvelle avec les conditions de votre nouveau contrat.

Enfin, il est conseillé de ne pas omettre de préciser la participation de l'employeur aux cotisations, ainsi que la date d'effet et la durée du régime, afin d'éviter toute confusion chez les salariés.

En évitant ces erreurs et en adoptant une approche proactive dans la mise en place de la DUE, les employeurs peuvent garantir une meilleure compréhension et adhésion de leurs salariés à la couverture complémentaire santé d'entreprise.

Les bonnes pratiques

Pour une mise en place efficace de la DUE, il est recommandé aux employeurs de s'appuyer sur l'expertise d'un courtier ou d'une mutuelle spécialisée dans la gestion des régimes de frais de santé. Ces professionnels peuvent fournir des conseils précieux pour choisir les garanties les plus adaptées aux besoins des salariés et de l'entreprise.

Il est par ailleurs essentiel de mettre en place un système de suivi et d'évaluation régulier afin d'ajuster le régime en fonction des évolutions des besoins et des contraintes budgétaires.

En favorisant le dialogue social avec les représentants du personnel, les employeurs peuvent également garantir une meilleure adhésion des salariés au régime proposé.

En suivant ces bonnes pratiques, les employeurs peuvent assurer une gestion efficace de la DUE et offrir à leurs salariés une couverture complémentaire santé d'entreprise avantageuse et adaptée à leurs besoins.

Chez Lola Health, nos équipes mettent toute leurs expertises à votre service dans vos démarches de changement en vous aidant à la rédaction de votre DUE en conformité avec votre convention collective et la législation en vigueur.