Qu'est-ce que la DUE et comment la rédiger ?
Depuis 2016, toutes les entreprises employant des salariés ont l’obligation de leur proposer une complémentaire santé collective. La prévoyance est facultative mais peut être obligatoire dans certains cas (cadres, convention collective, accord de branche, etc). Comment mettre en place ces dispositifs dans une entreprise ? Comment faire en cas de changement ?
La mise en place de la complémentaire Santé et/ou Prévoyance colelctive doit prendre en compte le contexte légal spécifique à l’entreprise. La DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur) est l'une des 3 modalités prévues par la loi :
– Le référendum
– La négociation avec les représentants du personnel
– La décision unilatérale de l’employeur (DUE)
La DUE est la manière la plus couramment utilisée par les entreprises notamment pour les TPE/PME. Elle informe les salariés des engagements pris par l'employeur.
Comment rédiger la DUE pour la mutuelle et la prévoyance d’entreprise ?
La décision unilatérale de l’employeur doit contenir de nombreuses mentions obligatoires. Elle peut être rédigée par l’employeur ou par un professionnel juridique pour veiller à la bonne conformité.
Les éléments devant impérativement être mentionnés au sein de la DUE sont :
- L’objet du régime mis en place.
- La catégorie de personnel concernée : Une DUE spécifique doit être rédigée pour chaque collège (ensemble du personnel, collège cadre, collège non-cadre).
- Les risques couverts : La DUE doit contenir les risques couverts (santé ou prévoyance), les conditions d’application des garanties et les niveaux de remboursement. Il est recommandé de ne pas insérer le tableau de garanties au sein du document mais de renvoyer au contrat d’assurance. Cela évite de devoir mettre à jour le document à chaque modification.
- Les conditions financières et la répartition entre employeur et salariés : Pour la mutuelle, l’employeur doit prendre en charge minimum 50% de la cotisation. Toutefois, celle-ci peut être plus importante, notamment si une convention ou un accord collectif l’impose
- La situation des ayants droit : . L’entreprise n’a pas l’obligation de participer au financement des cotisations des ayant-droits sauf si votre accord de branche vous l'impose, mais cela reste très appréciable pour les salariés.
- La cas de dispense : Les dispenses d’affiliation des salariés sont strictement définies par la loi et doivent apparaître dans la DUE. Pour tous ces cas de dispense, c’est au salarié d’en faire la demande par écrit en fournissant les pièces justificatives.
- Les conditions de maintien des garanties
- La clause de révision de l’organisme assureur : La DUE doit indiquer les modalités de révision, de renouvellement ou de résiliation de la mutuelle collective ainsi que les modalités de dénonciation.
- Le dispositif de portabilité : Les conditions de la portabilité des garanties de la mutuelle doivent être précisées à destination des salariés licenciés et des retraités.
- La date de prise d’effet et la durée de validité.
Dans la cas d'un changement de contrat : vous devez dénoncer votre ancienne DUE en respectant le délai de préavis et rédiger une nouvelle avec les conditions de votre nouveau contrat.
Comment la mettre en place ?
Informer le comité d'entreprise si existant
L’employeur doit soumettre son projet de DUE aux représentants du personnel s’ils existent (comité social et économique, délégués du personnel, etc.). Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.
Informer l'ensemble des salariés
Les salariés doivent être informé de la nouvelle DUE ainsi que les modalités du nouveau contrat collectif mis en place, notamment en leur remettant un exemplaire de la décision unilatérale. Pour disposer d’un justificatif, l’employeur peut :
- adresser aux salariés un courrier recommandé avec accusé de réception ;
- constituer une liste d’émargement ;
- faire signer des décharges individuelles.
⚠️ En cas d’oubli, l’entreprise s’expose à une sanction de la part de l’URSSAF. Prévenir ses salariés par le biais d’un affichage collectif n’est pas suffisant.
Chez Lola Health, nos équipes mettent toute leurs expertises à votre service dans vos démarches de changement en vous aidant à la rédaction de votre DUE en conformité avec votre convention collective et la législation en vigueur.