Quelles sont les obligations des employeurs pour la mutuelle entreprise ?
Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs du secteur privé ont l'obligation de proposer couverture complémentaire de santé collective à l'ensemble de leurs salariés qui n'en disposent pas déjà quelle que soit l'ancienneté du salarié dans l'entreprise. Le salarié peut obtenir une dispense d'adhésion dans certains cas bien précis.
Rappel des obligations pour choisir la mutuelle d'entreprise
- L'employeur doit participer pour au moins 50 % du montant des cotisations, le reste étant à la charge du salarié. La complémentaire peut couvrir également les ayants droit du salarié, même s'il ne s'agit pas d'une obligation. Il faut qu'elle ait été décidée par l'employeur ou les partenaires sociaux.
- La complémentaire santé choisie doit satisfaire au niveau minimal de garanties exigé par la loi, à lire sur les règlementations sur les couvertures santé des entreprises. Si c'est un contrat dit responsable, alors il bénéficie d'avantages fiscaux et sociaux pour l'entreprise.
- L'entreprise doit se reporter à la convention collective ou à l'accord de branche dont elle dépend : des spécificités peuvent être imposées pour les régimes de prévoyance et de complémentaire santé.
Par exemple, la branche du SYNTEC impose aux entreprises de participer à la cotisation des enfants des salariés.
Comment prendre la décision pour changer de contrat ?
La mutuelle d’entreprise doit être basée sur un acte juridique pour pouvoir être mise en place. Plusieurs solutions s'offrent à l'employeur (sauf si votre accord de branche vous l'impose) :
- par accord collectif ou référendum négocié entre l'employeur et les représentants du personnel ;
- ou par décision unilatérale de l'employeur (entreprise de moins de 50 salariés). Il s’agit de la procédure la plus simple. Le dirigeant doit remettre à ses salariés un document écrit précisant les conditions du contrat choisi, appelé acte fondateur. S’il existe un comité d’entreprise ou des délégués du personnel (ou délégués syndicaux) au sein de la structure, l’employeur doit leur soumettre son projet de DUE. Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.
La procédure pour effectuer un changement varie selon le mode de mise en place de la complémentaire santé :
- Si la mutuelle a été mise en place par DUE, il est possible de modifier le contrat par DUE, référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par référendum, la modification est possible par référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par accord collectif, il est possible de modifier le contrat par un autre accord collectif uniquement.
Chez Lola Health, nous vous aidons à répondre à vos obligations légales pour la mise en place de votre contrat.
Les démarches à suivre pour mettre en place votre contrat de complémentaire santé :
- L'entreprise choisit librement l'assureur, auprès de qui elle négocie le contrat d'assurance. Vous devez vous concentrer sur les garanties et les prix.
- Formaliser la décision par écrit et informer les salariés des changements. L'entreprise dispose de 3 moyens pour prévenir ses salariés du changement :
- Constitution d’une liste d’émargement
- Signature d’une décharge individuelle
- Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception (option à privilégier pour informer les salariés absents pour cause de congés payés, arrêt maladie, congé parental, déplacement…).
Dans tous les cas, l’employeur devra conserver toutes les preuves de remise de la DUE à ses salariés, qui seront à produire dans le cadre d’un contrôle Urssaf.
- Procéder à l'affiliation du salarié (via l'espace entreprise mis à disposition).
- Le salarié reçoit son attestation d’affiliation mutuelle et ses cotisations lui sont prélevées sur sa fiche de paie. Les cotisations figurent sur le bulletin de salaire dans une ligne dédiée.
- Prévenir votre expert-comptable et le service social afin qu’il en tienne compte dans les bulletins de paie,
- Gérer les entrées et sorties de personnel (et notamment la portabilité de la mutuelle).