Mutuelle collective : quelles obligations pour l'employeur ?
Depuis le 1er janvier 2016, la loi ANI a instauré une obligation légale pour les employeurs du secteur privé de proposer une complémentaire santé d'entreprise à l'ensemble de leurs salariés.
Dans le paysage professionnel actuel, la question de la protection sociale des salariés est d'une importance cruciale. Parmi les diverses mesures mises en place pour garantir une couverture santé adéquate, la mutuelle d’entreprise est un élément essentiel.
Depuis l’entrée en vigueur de la loi ANI en 2016, la complémentaire santé collective est devenue une obligation légale pour les employeurs du secteur privé en France. Ce dispositif vise à renforcer la protection sociale des salariés en leur offrant une couverture complémentaire aux remboursements de l’assurance-maladie.
Dans cet article, Lola Health vous explique tout ce qu’il faut savoir de l’assurance santé collective, de ses obligations légales à ses avantages tant pour les salariés que pour les employeurs.
1) Contexte et généralités
L'obligation légale de proposer une mutuelle
Depuis le 1er janvier 2016, la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) a instauré une obligation légale pour les employeurs du secteur privé de proposer une complémentaire santé d'entreprise à l'ensemble de leurs salariés.
Cette mutuelle santé collective a pour but d’améliorer la protection sociale des salariés en leur offrant une couverture santé complémentaire aux remboursements de l'assurance-maladie.
Par ailleurs, la souscription à un contrat collectif et obligatoire permet à chaque salarié de bénéficier de remboursements pour ses frais de santé, contribuant ainsi à réduire les inégalités d'accès aux soins.
L'adhésion à cette mutuelle est obligatoire pour l'ensemble des salariés, qu'ils soient en contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel. Le contrat de travail doit mentionner cette couverture complémentaire santé et l'employeur doit mettre en place un contrat responsable, respectant les garanties minimales fixées par le Code de la Sécurité Sociale.
D’autre-part, cette complémentaire santé est financée en partie par l'employeur, qui doit cotiser aux charges sociales patronales pour sa mise en place. Des cas de dispense sont prévus pour certains salariés, mais refuser d'y adhérer peut entraîner des exonérations imposables.
Rappel des obligations pour choisir la mutuelle d'entreprise
L'employeur doit participer pour au moins 50 % du montant des cotisations, le reste étant à la charge du salarié. La complémentaire peut couvrir également les ayants droit du salarié, même s'il ne s'agit pas d'une obligation. Il faut qu'elle ait été décidée par l'employeur ou les partenaires sociaux.
La complémentaire santé choisie doit satisfaire au niveau minimal de garanties exigé par la loi, à lire sur les réglementations sur les couvertures santé des entreprises. Si c'est un contrat dit responsable, alors il bénéficie d'avantages fiscaux et sociaux pour l'entreprise.
L'entreprise doit se reporter à la convention collective ou à l'accord de branche dont elle dépend : des spécificités peuvent être imposées pour les régimes de prévoyance et de complémentaire santé.
Par exemple, la branche du SYNTEC impose aux entreprises de participer à la cotisation des enfants des salariés.
Les exceptions à l'obligation
Certaines exceptions existent quant à l'obligation légale pour l'employeur de proposer une mutuelle d'entreprise à ses salariés, telles que :
- Les particuliers employeurs,
- Les entreprises n'ayant pas de salariés ou ayant moins d'un salarié ne sont pas soumis à cette obligation.
Des dérogations sont prévues pour certains types de contrats et statuts spécifiques pouvant être dispensés de l'adhésion à la mutuelle d'entreprise tels que :
- Les salariés en contrat à durée déterminée de moins de trois mois,
- Les apprentis et les intérimaires.
Ces exceptions visent à prendre en compte la nature particulière de ces contrats et statuts, où la durée de travail ou le caractère temporaire de l'emploi ne justifient pas toujours une adhésion à une complémentaire santé collective.
Toutefois, il est essentiel pour l'employeur de bien comprendre les règles et les cas de dispense afin de garantir une couverture sociale adéquate pour l'ensemble de ses salariés.
2) Les obligations de l'employeur
Le choix de la mutuelle
L'employeur possède une grande liberté de choix concernant la mutuelle santé qu'il souhaite proposer à ses salariés. Il peut sélectionner l'organisme assureur qui correspond le mieux aux besoins de son entreprise après consultation des instances représentatives du personnel.
Cependant, il doit veiller à ce que le contrat collectif souscrit respecte les garanties minimales définies par la loi ANI, garantissant ainsi une couverture santé adéquate pour l'ensemble des salariés. Cette consultation permet de prendre en compte les spécificités de chaque entreprise et les besoins de ses salariés en matière de protection sociale.
En offrant une mutuelle d'entreprise, l'employeur contribue à améliorer la protection sociale de ses salariés tout en bénéficiant d'avantages fiscaux et sociaux liés à la participation patronale aux cotisations.
La participation financière de l'employeur
La participation financière de l'employeur concernant la mutuelle d'entreprise est encadrée par la loi.
L'employeur est tenu de contribuer au financement de la mutuelle à hauteur d'au moins 50% de la cotisation totale. Cette participation est obligatoire et ne peut être soumise à aucune condition. Elle s'applique à l'ensemble des salariés, quel que soit leur type de contrat ou leur durée de travail.
Cette contribution patronale vise à garantir une accessibilité équitable à la protection sociale pour tous les salariés de l'entreprise, contribuant ainsi à améliorer leur couverture santé et à réduire les inégalités en matière de frais de santé.
En assurant une participation financière adéquate, l'employeur favorise la mise en place d'une mutuelle d'entreprise bénéfique pour l'ensemble de ses salariés, tout en respectant les dispositions légales en vigueur.
Information et communication
L'employeur a le devoir d'informer et de communiquer auprès de chaque salarié l'existence de la mutuelle proposée par l'entreprise ainsi que des garanties qu'elle offre en matière de protection sociale. Cette information doit être claire, transparente et accessible à tous les salariés.
De plus, l'employeur est tenu de fournir un document d'information sur les cotisations et les conditions de participation à la mutuelle, permettant ainsi aux salariés de connaître les modalités de financement et les avantages associés à cette complémentaire santé collective.
Ce devoir d'information et de communication vise à garantir une compréhension complète et équitable de la mutuelle d'entreprise par l'ensemble des salariés, favorisant ainsi une adhésion informée et une couverture santé optimale pour tous.
3) Les avantages d'une mutuelle collective pour l'entreprise
Amélioration de la couverture sociale des salariés
La mise en place d'une complémentaire santé d'entreprise permet d'améliorer significativement la couverture sociale des salariés.
En complément des remboursements de la Sécurité sociale, la mutuelle collective offre aux salariés une meilleure protection en prenant en charge une partie des frais de santé non couverts par l'Assurance-maladie.
Grâce à cette complémentaire santé, les salariés peuvent bénéficier d'une réduction de leur reste à charge lors de consultations médicales, d'achats de médicaments, ou encore de soins dentaires et d'hospitalisation.
Cette amélioration de la couverture sociale contribue à renforcer l'accès aux soins pour l'ensemble des salariés de l'entreprise, favorisant ainsi leur bien-être et leur santé au travail.
Une meilleure couverture santé peut également participer à la fidélisation des salariés en améliorant leur qualité de vie au travail et en renforçant le lien de confiance avec leur employeur.
Renforcement de l'attractivité de l'entreprise
La proposition d'une complémentaire santé collective par l'entreprise renforce indéniablement son attractivité auprès des talents et contribue à fidéliser ses salariés.
En offrant une mutuelle santé collective, l'entreprise démontre son engagement envers le bien-être et la santé de ses collaborateurs, ce qui peut jouer un rôle déterminant dans le choix des candidats lors du processus de recrutement.
La perspective de bénéficier d'une couverture santé complète et avantageuse constitue un argument de poids pour attirer les profils les plus qualifiés et les plus recherchés sur le marché du travail.
Par ailleurs, cette initiative témoigne de la responsabilité sociale de l'entreprise et renforce le lien de confiance entre l'employeur et les salariés.
En fournissant une couverture santé de qualité, l'entreprise contribue également à améliorer la qualité de vie au travail de ses collaborateurs, favorisant ainsi leur épanouissement professionnel et leur engagement.
Amélioration du climat social
La mise en place d'une complémentaire santé collective dans une entreprise peut avoir un impact significatif sur le climat social au sein de celle-ci.
Cette initiative témoigne de l'attention portée par l'employeur à la protection sociale de ses collaborateurs et renforce ainsi le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Les salariés se sentent valorisés et considérés, ce qui contribue à améliorer leur motivation et leur satisfaction au travail.
La complémentaire santé collective peut également favoriser le dialogue social en permettant aux salariés de bénéficier d'avantages sociaux attractifs et en créant un environnement de travail plus équilibré et propice à l'épanouissement professionnel.
4) Comment prendre la décision pour changer de contrat ?
La mutuelle d’entreprise doit être basée sur un acte juridique pour pouvoir être mise en place. Plusieurs solutions s'offrent à l'employeur (sauf si votre accord de branche vous l'impose) :
- Par accord collectif ou référendum négocié entre l'employeur et les représentants du personnel ;
- Ou par décision unilatérale de l'employeur (entreprise de moins de 50 salariés). Il s’agit de la procédure la plus simple. Le dirigeant doit remettre à ses salariés un document écrit précisant les conditions du contrat choisi, appelé acte fondateur. S’il existe un comité d’entreprise ou des délégués du personnel (ou délégués syndicaux) au sein de la structure, l’employeur doit leur soumettre son projet de DUE. Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.
La procédure pour effectuer un changement varie selon le mode de mise en place de la complémentaire santé :
- Si la mutuelle a été mise en place par DUE, il est possible de modifier le contrat par DUE, référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par référendum, la modification est possible par référendum ou accord collectif.
- Si la mutuelle a été mise en place par accord collectif, il est possible de modifier le contrat par un autre accord collectif uniquement.
Chez Lola Health, nous vous aidons à répondre à vos obligations légales pour la mise en place de votre contrat.
Les démarches à suivre pour mettre en place votre contrat de complémentaire santé :
L'entreprise choisit librement l'assureur, auprès de qui elle négocie le contrat d'assurance. Vous devez vous concentrer sur les garanties et les prix.
Formaliser la décision par écrit et informer les salariés des changements. L'entreprise dispose de 3 moyens pour prévenir ses salariés du changement :
- Constitution d’une liste d’émargement
- Signature d’une décharge individuelle
- Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception (option à privilégier pour informer les salariés absents pour cause de congés payés, arrêt maladie, congé parental, déplacement…).
Dans tous les cas, l’employeur devra conserver toutes les preuves de remise de la DUE à ses salariés, qui seront à produire dans le cadre d’un contrôle Urssaf.
- Procéder à l'affiliation du salarié (via l'espace entreprise mis à disposition).
- Le salarié reçoit son attestation d’affiliation mutuelle et ses cotisations lui sont prélevées sur sa fiche de paie. Les cotisations figurent sur le bulletin de salaire dans une ligne dédiée.
- Prévenir votre expert-comptable et le service social afin qu’il en tienne compte dans les bulletins de paie,
- Gérer les entrées et sorties de personnel (et notamment la portabilité de la mutuelle).
Conclusion
En résumé, la mise en place d’une complémentaire santé collective dans une entreprise représente bien plus qu’une simple formalité légale. C’est un engagement envers le bien-être des salariés, une démarche en faveur de l’égalité d’accès aux soins, et un levier d’attractivité pour l’entreprise. À travers ce dispositif, les employeurs démontrent leur responsabilité sociale et renforcent le lien de confiance avec leurs collaborateurs. De l’amélioration de la couverture sociale à la consolidation du climat social, la mutuelle santé collective constitue un véritable vecteur de progrès pour le monde du travail.