Paramétrer son logiciel de paie sur net-entreprise
Le logiciel de paie est essentiel pour la gestion de la paie au sein des entreprises, assurant un traitement précis et efficace des rémunérations chaque mois.
Pour les gestionnaires de paie, le moment de paramétrer son logiciel de paie sur le site net-entreprise peut vite prendre des allures de cauchemar. C'est pourquoi dans l'article d'aujourd'hui, Lola Health vous dit tout ce qu'il faut savoir sur les sujets du logiciel de paie et de la fiche de paramétrage sur la plateforme en ligne net-entreprise.fr !👇🏻
1) Le logiciel de paie : tout ce qu’il faut savoir
La complexité de la paie et l'importance d'un logiciel performant
Le logiciel de paie est essentiel pour la gestion de la paie au sein des entreprises, assurant un traitement précis et efficace des rémunérations chaque mois. Il permet de gérer les contrats de travail, les absences, les congés payés et les heures supplémentaires, tout en garantissant le respect des conventions collectives et du droit du travail.
Grâce à la dématérialisation, les données sociales et les bulletins de salaire sont édités et transmis de manière sécurisée, facilitant la gestion administrative du personnel et la régularisation des cotisations et contributions sociales. Les logiciels de paie performants permettent également de calculer et de déclarer les charges sociales mensuelles et périodiques, comme la DSN mensuelle, aux différents organismes de protection sociale.
L'externalisation de la paie avec des experts-comptables ou des gestionnaires de paie spécialisés peut améliorer la précision et la conformité, tout en réduisant les pénalités et les erreurs. Les entreprises bénéficient ainsi d'une simplification des formalités administratives, d'une meilleure gestion des ressources humaines, et d'un suivi précis de la masse salariale. En cas de fin de contrat, le logiciel génère le solde de tout compte et les attestations nécessaires, garantissant une gestion complète et conforme des paies.
Présentation du logiciel de paie et de ses fonctionnalités
Le logiciel de paie est un outil indispensable pour la gestion complète et précise des paies au sein des entreprises. Il permet de traiter efficacement les rémunérations mensuelles de chaque salarié, en tenant compte des différents contrats de travail, des absences, des congés payés, et des heures supplémentaires.
Les fonctionnalités incluent le calcul automatique des charges sociales, la génération des déclarations mensuelles telles que la DSN, et la gestion des indemnités journalières en cas d'arrêt de travail. Le logiciel permet également d'éditer les attestations nécessaires, comme l'attestation de salaire et le solde de tout compte en fin de contrat.
Pour les gestionnaires de paie et les experts-comptables, cet outil offre un tableau de bord pour un suivi en temps réel de la masse salariale et une simplification des formalités administratives. En outre, l'externalisation de la paie est facilitée, permettant aux entreprises de confier le traitement de la paie à des experts, réduisant ainsi les risques d'erreurs et les pénalités.
Ils permettent également la gestion des primes, des avantages en nature, et des cotisations complémentaires santé, tout en garantissant la sécurisation des données grâce aux prélèvements SEPA et aux signalements automatisés aux organismes de protection sociale.
2) La fiche de paramétrage : Un élément clé pour une DSN réussie
Définition et rôle de la fiche de paramétrage
La fiche de paramétrage est un document essentiel dans les logiciels de paie, définissant les paramètres nécessaires pour le traitement précis et conforme des rémunérations. Elle inclut des informations cruciales telles que les contrats de travail, les données relatives aux congés payés, les heures supplémentaires, et les absences de chaque salarié.
Il est aussi possible d'y retrouver les rubriques de la fiche de paie, les cotisations et contributions sociales, ainsi que les exonérations applicables. Grâce à la fiche de paramétrage, les gestionnaires de paie peuvent configurer les logiciels de paie pour automatiser le calcul des charges sociales mensuelles et périodiques, générer les bulletins de salaire, et assurer la dématérialisation des données sociales. Elle facilite la gestion administrative du personnel, en intégrant les conventions collectives, les primes, et les indemnités journalières en cas d'arrêt de travail ou d'accident du travail. En externalisant la paie, les experts-comptables utilisent cette fiche pour garantir la conformité des bulletins de salaire et la régularisation des cotisations URSSAF.
Obtention de la fiche de paramétrage sur net-entreprises
Pour obtenir la fiche de paramétrage sur la plateforme en ligne net-entreprises, il est d'abord nécessaire de se connecter à votre compte. Suivez les étapes ci-dessous:
- Connexion au compte net-entreprises :
- Rendez-vous sur le site net-entreprises.fr.
- Cliquez sur "Se connecter" en haut à droite de la page d'accueil.
- Entrez votre identifiant et votre mot de passe. Si vous n'avez pas encore de compte, vous pouvez en créer un en suivant les instructions de la section "Créer un compte".
2. Accès à la rubrique "Services complémentaires" :
- Une fois connecté, accédez à la rubrique "Services complémentaires" depuis le tableau de bord de votre espace personnel.
- Dans cette section, sélectionnez "Fiche de paramétrage".
3. Téléchargement de la fiche de paramétrage :
- Choisissez le format de téléchargement souhaité, soit en XML, soit en PDF.
- Cliquez sur "Télécharger" pour obtenir le fichier.
La fiche de paramétrage comprend des informations essentielles telles que les rémunérations, les congés payés, les absences, les heures supplémentaires, et les rubriques nécessaires pour le calcul des charges sociales mensuelles. Elle permet de générer des bulletins de salaire conformes et précis pour chaque salarié.
Ce document facilite également le traitement des paies, la régularisation des cotisations et contributions sociales, et l’édition des attestations comme l’attestation de salaire et le solde de tout compte en fin de contrat.
En utilisant un logiciel de paie intégré avec net-entreprises, les gestionnaires de paie et les experts-comptables peuvent optimiser la gestion des ressources humaines et simplifier les formalités administratives liées aux conventions collectives et aux exigences légales.
Importance de la fiche de paramétrage pour une DSN conforme
La fiche de paramétrage est cruciale pour garantir la conformité de la DSN. Elle centralise et structure toutes les informations nécessaires au traitement des paies, des congés payés, des absences, et des heures supplémentaires. En utilisant un logiciel de paie, la fiche de paramétrage permet de configurer les contrats de travail, les rémunérations, et les indemnités, assurant que chaque fiche de paie mensuelle et bulletin de salaire soient exacts et conformes. Cela inclut la prise en compte des charges sociales, des cotisations et contributions, et des exonérations applicables.
Les gestionnaires de paie et les experts-comptables s'appuient sur la fiche de paramétrage pour automatiser et sécuriser la génération des DSN mensuelles. Elle permet d'intégrer correctement les éléments variables de paie, comme les primes et les indemnités journalières en cas d'arrêt de travail, garantissant une transmission précise des données sociales aux organismes de protection sociale. La dématérialisation des informations facilite également la régularisation et le recouvrement des cotisations Urssaf, réduisant ainsi les risques de pénalités pour l'entreprise.
En externalisant la paie, les experts-comptables utilisent cette fiche pour s'assurer que les déclarations sont complètes et conformes aux exigences légales et aux conventions collectives. La fiche de paramétrage simplifie la gestion administrative du personnel, le calcul des cotisations mensuelles, et l'édition des attestations comme le solde de tout compte en fin de contrat. En somme, la fiche de paramétrage est indispensable pour la gestion efficace et conforme des paies et des déclarations sociales, assurant la protection sociale des salariés et la conformité légale de l'entreprise.
3) Paramétrer son logiciel de paie avec la fiche de paramétrage
Intégration de la fiche de paramétrage dans le logiciel de paie
Pour un format XML :
Pour intégrer la fiche de paramétrage dans un logiciel de paie, il est essentiel de suivre plusieurs étapes clés afin d'assurer une gestion optimale des données sociales et salariales. D'abord, pour importer la fiche de paramétrage au format XML, il faut accéder à l'interface du logiciel de paye et sélectionner l'option d'importation des fichiers. Une fois cette option trouvée, vous pouvez télécharger le fichier XML de la fiche de paramétrage et l'importer directement dans le logiciel. Ce fichier contient toutes les informations nécessaires pour le traitement de la paye, y compris les rémunérations, les congés payés, les cotisations sociales et les indemnités journalières.
Pour un format PDF :
Si la fiche de paramétrage est au format PDF, les données doivent être saisies manuellement. Pour cela, ouvrez la rubrique appropriée dans le logiciel de paie, comme celle concernant les données sociales ou le paramétrage des rubriques salariales. Il faut ensuite entrer chaque information présente dans le PDF, telles que les contrats de travail, les éléments variables de paie, et les contributions sociales. Cette démarche permet d'assurer que chaque fiche de paie mensuelle et bulletin de salaire soient conformes et exacts.
Les gestionnaires de paie et les experts-comptables peuvent vérifier et ajuster les paramètres pour garantir la conformité avec les conventions collectives et les réglementations en vigueur. La dématérialisation de ces informations facilite également la simplification des formalités administratives et le respect des échéances de déclaration mensuelle, améliorant ainsi la protection sociale des salariés.
En cas d'externalisation de la paie, les experts-comptables utilisent également cette fiche pour configurer les logiciels de paie, permettant une gestion fluide et sécurisée des paies, des charges sociales et des absences. Intégrer correctement la fiche de paramétrage est donc crucial pour le traitement efficace des paies chaque mois et pour garantir la conformité légale et administrative du service paie.
Vérification de la conformité du paramétrage
Pour vérifier la conformité de la fiche de paramétrage, il est crucial de procéder à une série de contrôles rigoureux pour s'assurer que toutes les informations saisies sont correctes et à jour. Tout d'abord, il faut vérifier chaque donnée entrée dans le logiciel de paye, incluant les rémunérations, les congés payés, les absences, les heures supplémentaires, et les indemnités. Cela implique de comparer ces informations avec les contrats de travail, les conventions collectives et les bulletins de salaire mensuels de chaque salarié.
Ensuite, une simulation de DSN est recommandée. En utilisant le logiciel de paie, réalisez une simulation de la DSN mensuelle pour détecter d'éventuelles erreurs ou incohérences dans les données sociales et salariales. Cette simulation permet de vérifier les cotisations et contributions sociales, les charges sociales patronales et salariales, ainsi que les déclarations d’absences et d'arrêts de travail.
Pour une vérification approfondie, le gestionnaire de paie ou l'expert-comptable peut générer un récapitulatif des données sociales pour chaque salarié. Cela inclut les informations sur les protections sociales, les exonérations, et les cotisations de sécurité sociale. L'utilisation des tableaux de bord du logiciel de paie facilite cette tâche en offrant une vue d'ensemble des données périodiques et annuelles.
Une fois les données vérifiées, il est crucial d’importer la fiche de paramétrage au format XML dans le logiciel de paye. Cette opération se fait généralement via une interface dédiée dans le logiciel, où le fichier XML est chargé et intégré. Pour les fiches au format PDF, les informations doivent être saisies manuellement dans les rubriques appropriées du logiciel. Cela garantit que les bulletins de salaires édités chaque mois sont conformes et que les déclarations légales sont précises.
Il est aussi important de réaliser ces vérifications régulièrement, avant chaque échéance de déclaration mensuelle, afin de garantir la conformité continue avec les obligations légales et de prévenir les pénalités en cas de contrôle URSSAF. L'externalisation de la paie à des experts-comptables peut également offrir une couche supplémentaire de sécurité et de conformité dans la gestion des paies et des déclarations sociales.
Mise à jour régulière des fiches de paramétrage
Pour maintenir la conformité et l'exactitude des fiches de paramétrage, il est essentiel de les mettre à jour régulièrement en tenant compte des modifications légales et des évolutions internes à l'entreprise. Chaque mois, le gestionnaire de paie doit vérifier les données sociales et salariales de chaque salarié, incluant les rémunérations, les congés payés, les absences, et les indemnités. Les informations provenant des contrats de travail et des conventions collectives doivent être intégrées dans les logiciels de paie pour refléter fidèlement les conditions de travail et les avantages sociaux.
Pour cela, le gestionnaire de paie peut utiliser des logiciels de paie spécialisés qui permettent la dématérialisation et la gestion automatique des données sociales et salariales. Les informations des bulletins de salaire mensuels doivent être vérifiées et actualisées en fonction des heures supplémentaires, des primes, et des éventuelles absences ou arrêts de travail. Une attention particulière doit être portée aux changements de législation concernant les cotisations et contributions sociales afin d'assurer une conformité continue.
La mise à jour des fiches de paramétrage inclut également l'intégration des données dans la DSN mensuelle. Une simulation de DSN permet de détecter les erreurs avant l'envoi définitif. En cas d'externalisation de la paie, il est crucial que le service paie ou l'expert-comptable soit informé de toutes les modifications pour qu'il puisse ajuster les rubriques en conséquence.
Pour les formats XML, il est possible d'importer directement les fichiers dans le logiciel de paie. Les formats PDF nécessitent une saisie manuelle des données mises à jour, ce qui demande une vérification minutieuse pour éviter les erreurs. L'utilisation de tableaux de bord dans le logiciel de gestion du personnel facilite le suivi des mises à jour périodiques et la régularisation des données.
Enfin, il est important de tenir un récapitulatif des modifications apportées pour chaque période et de s'assurer que les déclarations annuelles et les bordereaux de cotisations sociales sont à jour. Cela inclut la gestion des exonérations et la déclaration des contributions sociales pour les différents organismes de protection sociale, comme l'URSSAF, l'Agirc-Arrco, et la MSA. Une gestion rigoureuse et continue de ces mises à jour garantit la conformité des bulletins de salaires et la protection sociale des salariés.
Chez Lola Health, nous proposons un accompagnement quotidien afin de vous aider à bien paramétrer votre logiciel de paie et assurer la meilleure protection pour vos équipes ! Contactez nous pour en savoir plus.