Entreprises : tout ce qu'il faut savoir sur la DSN

Qu'est ce qu'une DSN ? Comment faire une DSN avec son logiciel de paie ? Quelles sanctions en cas d'erreur dans la déclaration sociale nominative ?

Lola Health vous dit tout ce qu'il faut savoir concernant la DSN dans cet article.👇🏻

1) Définition et contexte de la DSN

La DSN : qu'est-ce que c'est ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration qui regroupe l'ensemble des déclarations sociales et des évènements de l'entreprise. Réalisée en ligne, cette déclaration est générée tous les mois à partir des données des fiches de paie qui sert à payer l'ensemble des cotisations sociales de l'entreprise aux organismes sociaux (Pôle emploi, Urssaf, CNAV, MSA et organismes de mutuelle et prévoyance complémentaire).

En d'autres termes, son objectif principal est de simplifier les formalités sociales des employeurs mais aussi de réduire les risques d’erreurs en sécurisant et fiabilisant les déclarations sociales.

Elle est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour chaque salarié ou assimilé affilié au Régime général de la Sécurité sociale. Depuis 2019, elle est désormais considérée comme le seul canal de transmission des données pour tous les employeurs du secteur privé.

Chaque mois, les entreprises transmettent les informations relatives aux rémunérations, indemnités journalières, cotisations et contributions sociales via la DSN, ce qui facilite le recouvrement des cotisations et le paiement des cotisations sociales. Ce processus regroupe à la fois les cotisations de Sécurité Sociale, les cotisations patronales et salariales, les cotisations de retraite complémentaire pour les régimes Agirc-Arrco, mais aussi les cotisations liées à l'assurance-chômage et aux allocations familiales. Pour pouvoir identifier les déclarations, il suffit d'utiliser le numéro de Siret de chaque établissement.

La DSN joue un rôle crucial dans la gestion des congés payés, des accidents du travail, et des prestations sociales, y compris les indemnités journalières dues en cas d'arrêt de travail. Les auto-entrepreneurs, les travailleurs indépendants, et les professions libérales ne sont pas exemptés, car la DSN permet le processus déclaratif et réduisant le nombre de formulaires et de bordereaux à adresser. Les informations déclarées permettent de calculer le montant des cotisations et de vérifier leur paiement dans les délais, contribuant ainsi au financement de la Sécurité Sociale.

Ce document intègre également les déclarations annuelles des salaires et les relevés trimestriels, en assurant un suivi précis et continu tout au long de l'année civile.

Contexte de la mise en place de la DSN

À l'origine, la mise en place de la DSN avait pour objectif de simplifier les démarches administratives pour les entreprises, mais aussi de lutter contre la fraude.

Avant son introduction, les entreprises devaient remplir de nombreux formulaires pour déclarer les rémunérations, les indemnités journalières, et les cotisations de sécurité sociale et de retraite complémentaire, notamment pour les régimes Agirc-Arrco. Ce processus, complexe et fastidieux, entraînait fréquemment des erreurs et des fraudes. La DSN, grâce à une transmission mensuelle dématérialisée des données sociales, permet désormais de centraliser et d'unifier l'ensemble des déclarations sociales, y compris les cotisations patronales et salariales, les cotisations de retraite complémentaire, et les cotisations et contributions sociales dues chaque mois.

Chaque établissement est identifié par son numéro de Siret, assurant ainsi une traçabilité précise des informations. En automatisant le recouvrement et le paiement des cotisations sociales, la DSN réduit le risque d'erreurs de calcul et de déclaration, et facilite la vérification des montants des cotisations par les organismes de protection sociale comme l'ACOSS.

D'autre-part, la DSN permet de mieux contrôler l'exactitude des informations déclarées, contribuant ainsi à une lutte plus efficace contre la fraude sociale. La généralisation de ce système, soutenue par l'utilisation de logiciels de paie paramétrés, assure une mise à jour continue des données tout au long de l'année civile, simplifiant la gestion des congés payés, des accidents du travail, et des prestations sociales pour les employeurs, y compris les auto-entrepreneurs et les professions libérales.

2) Fonctionnement de la DSN

Comment fonctionne la DSN ?

La DSN s'effectue mensuellement par l'employeur (ou par un tiers déclarant ex : expert-comptable) produite par son logiciel de paie au moment de faire la fiche de paie du salarié. Elle fonctionne sur la transmission de deux types de données :

• Des informations issues de la paie en général
• Signaler des évènements ponctuels pour l'Assurance Maladie (arrêt maladie, accident du travail, maternité, etc.) et pour Pôle emploi (reprises du travail et signalements de fin de contrat de travail).

Elle doit être transmise le 5 ou le 15 du mois suivant sur le site net-entreprises qui vérifie sa conformité et l'envoie :

• Au déclarant un certificat de conformité,
• Aux organismes concernés les données collectées et vérifiées,
• Au point de stockage CNAV l’ensemble des données.

Lors des évènements ponctuels survenant au cours du mois, cela doit être signalé dans les 5 jours suivants sur votre espace entreprise sur le portail net-entreprises.fr pour transmettre les information aux organismes concernés (Pôle emploi pour fin de contrat ou Assurance Maladie pour un arrêt de travail ou une reprise anticipée du travail). Vous pouvez suivre ensuite votre demande sur votre tableau de bord.

Périodicité et support de la DSN

Chaque mois, les employeurs sont tenus de transmettre une DSN contenant toutes les données sociales nécessaires au calcul et au recouvrement des cotisations et contributions sociales. Cette déclaration mensuelle couvre les rémunérations, les cotisations de sécurité sociale, les cotisations de retraite complémentaire Agirc-Arrco, les indemnités journalières, et autres éléments liés aux charges sociales. Les informations, incluant les numéros de Siret des établissements, sont transmises de manière dématérialisée via des logiciels de paie spécialisés ou des plateformes dédiées, permettant une gestion automatisée et sécurisée des données.

La DSN remplace les multiples formulaires et bordereaux auparavant requis pour chaque type de cotisation, telles que les cotisations patronales et salariales, les cotisations d'assurance-chômage, et les contributions à la CSG et à la CRDS. Cette dématérialisation assure la ponctualité des déclarations et des paiements, en respectant les échéances mensuelles et en facilitant le calcul des cotisations dues chaque mois. La généralisation de la DSN, orchestrée par des organismes tels que l'ACOSS, améliore la fiabilité des données déclarées et réduit les risques de fraude en permettant un suivi et un contrôle rigoureux des informations. Les logiciels de paie sont paramétrés pour intégrer les différentes rubriques nécessaires, couvrant les spécificités des professions libérales, des travailleurs indépendants, des intermittents du spectacle, et des salariés agricoles.

En plus de simplifier le processus déclaratif pour les entreprises, la DSN garantit une mise à jour continue des données sociales tout au long de l'année civile, incluant les périodes de congés payés et les incidents comme les accidents du travail. Cela contribue à une meilleure gestion des prestations sociales et au financement de la protection sociale, y compris les allocations familiales et les prestations de vieillesse. En somme, la DSN représente un progrès majeur en termes de simplification administrative et de sécurisation des données sociales, tout en facilitant le recouvrement des cotisations et le paiement des cotisations sociales par prélèvement SEPA.

Types d'informations contenues dans la DSN

La DSN contient un ensemble complet d'informations essentielles pour la gestion de la protection sociale des salariés. Ces données incluent tout d'abord les informations sur l'identité de l'employeur, telles que le numéro de Siret, qui permet d'identifier chaque établissement. En ce qui concerne les salariés, la DSN inclut des informations nominatives, telles que l'identité des employés, leurs rémunérations brutes et nettes, ainsi que les cotisations et contributions sociales dues mensuellement. Chaque mois, les entreprises doivent déclarer les cotisations de sécurité sociale, les cotisations patronales et salariales, ainsi que les cotisations de retraite complémentaire pour les régimes Agirc-Arrco.

Ce document couvre également les indemnités journalières versées en cas de maladie ou d'accident du travail, les congés payés, et les périodes de travail, fournissant ainsi une vue détaillée de chaque événement de la vie des salariés impactant leur protection sociale. Les informations sur les rémunérations incluent également les heures supplémentaires, les primes, et les autres avantages en nature. Les montants des cotisations sociales sont calculés et déclarés via des logiciels de paie, assurant la dématérialisation et la simplification du processus déclaratif.

La DSN permet aussi le recouvrement des cotisations de sécurité sociale, de la CSG, de la CRDS, et des cotisations d'assurance-chômage. Les données transmises via cette dernière sont également utilisées pour les attestations de salaire, les relevés mensuels, et les déclarations annuelles des salaires. La périodicité mensuelle de la DSN assure une mise à jour régulière et précise des informations tout au long de l'année civile, facilitant ainsi le paiement des cotisations sociales et leur suivi par les organismes de protection sociale, tels que l'ACOSS.

Organismes destinataires de la DSN

La DSN est destinée à plusieurs organismes qui assurent la protection sociale des salariés en France. Parmi les destinataires principaux, on trouve les caisses de retraite complémentaire, telles que l'Agirc-Arrco, qui gèrent les cotisations de retraite complémentaire des employés. La Sécurité Sociale, qui englobe les caisses de maladie et de vieillesse, reçoit des informations cruciales sur les rémunérations, les cotisations de sécurité sociale, les indemnités journalières dues en cas de maladie ou d'accidents du travail, et les périodes de congés payés. Chaque mois, la DSN permet le recouvrement et le paiement des cotisations sociales, incluant la CSG, la CRDS, et les cotisations d'assurance-chômage.

L'ACOSS, l'agence centrale des organismes de sécurité sociale, joue un rôle clé dans la centralisation des cotisations et contributions sociales pour les travailleurs salariés et indépendants. Les informations sur les rémunérations, les taux de cotisation, et les montants des cotisations dues sont dématérialisées et transmises via des logiciels de paie, simplifiant ainsi le processus pour les employeurs. De plus, la DSN est également destinée à l'administration fiscale pour le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu, permettant un ajustement mensuel en fonction des revenus déclarés.

Les données transmises incluent le numéro de Siret de chaque établissement, les bulletins de paie détaillant le salaire brut et les différentes cotisations, ainsi que les événements de la vie professionnelle des salariés, tels que les arrêts maladie, les maternités, et les fins de contrat. Les organismes de protection sociale utilisent ces données pour calculer et verser les prestations sociales, et pour assurer le financement des régimes sociaux. La généralisation de la DSN et sa périodicité mensuelle permettent une mise à jour continue et précise des droits des salariés, garantissant ainsi la fiabilité des informations déclarées et une meilleure gestion des échéances et des exonérations prévues par le Code de la sécurité sociale.

3) Avantages et enjeux de la DSN pour les entreprises

Simplification des démarches administratives

La DSN simplifie considérablement les démarches administratives pour les entreprises en rationalisant le processus de déclaration des cotisations et contributions sociales. En regroupant l'ensemble des déclarations en une seule déclaration mensuelle dématérialisée, la DSN réduit significativement le nombre de formulaires à remplir et à envoyer aux différents organismes de protection sociale, tels que les caisses de retraite complémentaire Agirc-Arrco et les caisses de sécurité sociale. Grâce à cette centralisation, les employeurs n'ont plus besoin d'effectuer des déclarations multiples pour les rémunérations, les indemnités journalières dues, et les cotisations patronales et salariales.

Chaque mois, la DSN permet un recouvrement efficace des cotisations de sécurité sociale et des contributions sociales en transmettant automatiquement les informations nécessaires, comme le numéro de Siret de l'entreprise, les montants des cotisations, et les données des bulletins de paie. Cette automatisation réduit les risques d'erreurs humaines et les retards de transmission, assurant ainsi que les cotisations dues sont calculées et versées dans les délais impartis.

La DSN facilite également le suivi des événements de la vie des salariés, tels que les arrêts maladie, les congés payés, et les modifications de rémunérations, en mettant à jour de manière continue les droits et les obligations sociales. Cette gestion unifiée et simplifiée par le biais de logiciels de paie adaptés minimise les risques de décalage ou de non-conformité aux échéances prévues par le Code de la sécurité sociale. Pour les travailleurs indépendants, les auto-entrepreneurs, et les professions libérales, la DSN offre également une simplification des démarches de déclaration et de paiement des cotisations urssaf, permettant un allègement des charges administratives et une meilleure prévisibilité des coûts liés à la protection sociale.

Amélioration de la relation avec les organismes sociaux

En transmettant chaque mois de manière dématérialisée l'ensemble des données relatives aux rémunérations, aux cotisations et contributions sociales, ainsi qu'aux événements de la vie des salariés, la DSN assure une transparence et une fiabilité accrues. Les informations, telles que les indemnités journalières dues, les cotisations de retraite complémentaire Agirc-Arrco, et les cotisations de sécurité sociale, sont directement envoyées aux caisses de protection sociale et aux administrations fiscales, éliminant les erreurs et les retards potentiels associés aux formulaires papier.

Le système permet également le recouvrement efficient des cotisations sociales et patronales, simplifiant ainsi le paiement des cotisations grâce à l'utilisation de prélèvements SEPA et de numéros de Siret précis pour chaque établissement. La DSN garantit la mise à jour continue des données sociales, facilitant ainsi la gestion des échéances et des calculs des cotisations dues pour les différents régimes sociaux, y compris l'assurance chômage et les régimes agricoles. Cette automatisation aide à maintenir des relations fluides avec des organismes comme l'ACOSS et les caisses de mutuelles, en minimisant le risque de non-conformité et en permettant une affiliation et un suivi simplifiés pour les travailleurs indépendants, les auto-entrepreneurs, et les professions libérales.

D'autre-part, la DSN contribue à la simplification des démarches administratives pour les gestionnaires de paie, les experts comptables, et les déclarants en général, en réduisant la nécessité de déclarations multiples et en assurant une codification précise des données sociales. Cela permet un meilleur contrôle et une traçabilité des paiements et des exonérations, tout en assurant la conformité avec le Code de la sécurité sociale. La généralisation de la DSN représente ainsi un véritable progrès vers une gestion unifiée et efficace des cotisations sociales, améliorant la protection sociale des salariés et la relation avec les différents organismes de protection sociale.

Lutte contre la fraude sociale

La DSN permet aux organismes de protection sociale de détecter plus facilement les anomalies et les incohérences. Cette centralisation des données facilite le recouvrement des cotisations et contributions sociales en temps réel, réduisant ainsi les risques de fraude par sous-déclaration ou non-déclaration des charges sociales.

Celle-ci renforce également la confiance entre les entreprises et les organismes sociaux en garantissant une communication électronique sécurisée et fluide. Chaque mois, les données nominatives des salariés, incluant les congés, les paiements des cotisations, et les affiliations aux régimes sociaux, sont transmises directement aux organismes concernés, tels que l'ACOSS, les caisses d'assurance chômage, et les administrations fiscales. Cette transmission dématérialisée et automatisée permet un traitement rapide et efficace des déclarations, diminuant les délais de contrôle et augmentant la transparence des échanges.

Grâce à la DSN, les entreprises et les travailleurs indépendants bénéficient également d'une simplification administrative, avec une réduction significative du nombre de formulaires à remplir et une meilleure gestion des échéances. Les gestionnaires de paie, les experts comptables, et les déclarants peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant la conformité avec le Code de la sécurité sociale. En somme, la DSN contribue à un financement plus juste et équitable de la protection sociale, tout en améliorant la prévention et la détection des fraudes sociales grâce à une gestion unifiée et transparente des données sociales.

Comment effectuer sa DSN sur son logiciel de paie ?

La DSN est dans la plupart des cas élaborée par le logiciel de paie ou via le logiciel de paie d'un expert-comptable. Elle est constituée en reprenant les données issues de la paie et complétée avec les saisies ponctuelles de l'employeur et/ou de l'expert comptable.Veillez à bien choisir un logiciel de paie compatible.

Il est aussi possible de réaliser sa DSN sans logiciel de paie. Toutefois, cette opération peut s’avérer très chronophage pour l'employeur avec un risque élevé d'erreurs lors de la saisie des données.

Que se passe-t-il en cas d'erreur sur la DSN ?

Des erreurs sur la DSN peuvent entraîner des pénalités pour l'employeur notamment si :

• Aucune DSN n’est transmise ;
• Retard de transmission ;
• Erreurs dans des données transmises.
• Des montants de pénalité vont de 15 à 50€ par salarié selon la nature de l'erreur.

Toutefois, cela peut être éviter s'il y a une régularisation faite dans les 30 jours de la transmission de la DSN erronée. L'employeur peut corriger les erreurs sur la DSN suivante dans le bloc de régularisation et ainsi verser le complément de cotisations et de contributions sociales manquantes.

Afin d'éviter de faire des erreurs sur la DSN, il faut veiller à correctement paramétrer son logiciel de paie avec les informations des salariés ainsi que celles de des contrats de protection complémentaire obligatoires.