Changement de mutuelle : tout miser sur l'été
La période estivale est particulièrement propice pour entreprendre les démarches administratives liées au changement de mutuelle collective pour les entreprises.
Vous êtes RH et abordez habituellement la question de la mutuelle en fin d’année ? Et si l’on vous disait qu’il existe une période de l’année plus propice pour traiter ces sujets en toute sérénité ? Eh oui, l’été c’est le soleil, les vacances, mais surtout un moment plus approprié pour traiter ces thématiques sans stress ! On vous en dit plus dans cet article signé Lola Health.
1) Les raisons de réévaluer sa mutuelle en période estivale
Les avantages d'une réévaluation annuelle
La réévaluation annuelle de la mutuelle d'entreprise par l'employeur est essentielle pour garantir une couverture santé adaptée aux besoins évolutifs des salariés et de l'entreprise elle-même. En effet, les besoins en santé des employés peuvent changer au fil du temps en raison de l'arrivée de nouveaux collaborateurs, des départs à la retraite, ou de l'apparition de nouvelles pathologies.
Une évaluation régulière permet d'ajuster les niveaux de garanties offerts par la mutuelle d'entreprise, en prenant en compte les frais médicaux, dentaires, d'hospitalisation, et les dépassements d'honoraires, afin d'assurer une prise en charge optimale.
Celle-ci offre également l'opportunité de comparer les contrats d’assurance santé disponibles sur le marché, et d'éventuellement souscrire à une mutuelle offrant de meilleures conditions ou des cotisations plus avantageuses. Cela inclut l’analyse des taux de remboursement de la Sécurité sociale et de l'assurance-maladie obligatoire, ainsi que des garanties complémentaires pour couvrir les dépenses de santé non remboursées.
En prenant en compte les besoins spécifiques, tels que les soins optiques ou les prothèses dentaires, l'employeur peut négocier des tarifs préférentiels avec les assureurs, optimisant ainsi la protection sociale des employés tout en maîtrisant les coûts pour l'entreprise.
Cette démarche proactive renforce non seulement la satisfaction des salariés en leur offrant une mutuelle santé adaptée, mais participe également à la fidélisation et au bien-être au travail, tout en répondant aux obligations légales liées aux contrats collectifs responsables.
L'impact de l'inflation sur les coûts de santé
L'inflation a un impact significatif sur les coûts de santé, tant pour les mutuelles que pour les entreprises. L'augmentation générale des prix se répercute sur les frais médicaux, les honoraires des praticiens, et les dépenses d'hospitalisation, ce qui entraîne une hausse des dépenses de santé pour les assurés. Cette inflation des coûts se traduit directement par des dépassements d'honoraires plus fréquents, ainsi qu'une augmentation des tarifs des prothèses dentaires et des soins optiques, par exemple. Les mutuelles, pour compenser ces hausses, peuvent être contraintes d'ajuster à la hausse leurs cotisations, ce qui pèse sur le budget des entreprises et des salariés.
Un autre effet de l'inflation est érosion de la valeur réelle des remboursements offerts par la Sécurité sociale et les assurances santé, rendant la couverture santé moins efficace. Dans ce contexte, il est essentiel pour les entreprises de comparer régulièrement les offres de mutuelles, en utilisant des comparateurs de mutuelles, afin de trouver des solutions plus économiques sans sacrifier les niveaux de garanties nécessaires pour assurer une bonne protection sociale des employés.
Une révision régulière des contrats d'assurance santé permet de souscrire à des formules mieux adaptées aux besoins évolutifs tout en maîtrisant les coûts, notamment en négociant des tarifs préférentiels ou en choisissant des contrats responsables qui optimisent le rapport coût/garanties. Cette stratégie est cruciale pour maintenir une couverture santé efficace et prévenir les risques financiers liés à une inflation persistante des frais de santé.
La période estivale : un moment propice pour les démarches administratives
La période estivale est particulièrement propice pour entreprendre les démarches administratives liées au changement de mutuelle collective pour les entreprises. Durant l'été, l'activité économique est généralement plus calme, ce qui permet aux entreprises de consacrer davantage de temps à ces démarches essentielles sans les contraintes et la pression du reste de l'année. En anticipant la rentrée, il est crucial de ne pas attendre septembre pour se pencher sur ce sujet, car les délais de souscription, de résiliation et de mise en place des nouvelles garanties peuvent être longs.
Par ailleurs, l'été offre l'opportunité d'examiner en détails les différents contrats d’assurance et d’utiliser des comparateurs de mutuelles pour trouver des solutions qui correspondent mieux aux besoins spécifiques des salariés en termes de couverture santé, tout en maîtrisant les coûts liés aux cotisations. Cette période est idéale pour négocier des tarifs plus avantageux avec les assureurs, qu'il s'agisse de couvrir les frais de santé, les soins dentaires, ou encore de s'assurer que les dépassements d'honoraires en cas d'hospitalisation soient bien pris en charge.
Elle permet également de revoir les taux de remboursement en fonction des évolutions des régimes obligatoires et de s'assurer que la mutuelle santé souscrite reste alignée avec les objectifs de protection sociale de l'entreprise.
Finalement, profiter de l'été pour ces démarches garantit une transition fluide et évite les précipitations de dernière minute à la rentrée, assurant ainsi une couverture optimale pour tous les assurés dès le début de l'année suivante.
2) Les critères à prendre en compte pour choisir sa mutuelle
Les garanties
Lors du choix des garanties de mutuelle collective, l'employeur doit prendre en compte plusieurs critères essentiels pour s'assurer que la couverture proposée soit en adéquation avec les besoins spécifiques des salariés et de l'entreprise. Les garanties de base incluent généralement l'hospitalisation, avec une prise en charge des frais de santé tels que les frais d'hospitalisation, les dépassements d'honoraires, et le forfait journalier. Les soins optiques, incluant la prise en charge des montures et des lentilles, ainsi que les soins dentaires, tels que les prothèses dentaires et l'orthodontie, sont également des éléments cruciaux à considérer. Il est important de vérifier que les remboursements proposés par la mutuelle complètent efficacement ceux de la Sécurité Sociale, afin de minimiser le ticket modérateur restant à la charge des assurés.
Pour adapter les garanties aux besoins spécifiques de l'entreprise, l'employeur doit analyser les profils de ses collaborateurs. Par exemple, dans une entreprise où la moyenne d'âge est élevée, des garanties renforcées en prévoyance et en santé senior, notamment pour les soins auditifs ou les prothèses dentaires, peuvent être pertinentes. De même, si les employés sont jeunes et actifs, des garanties couvrant les médecines douces, telles que l'ostéopathie, ou encore des soins liés aux activités sportives peuvent être plus appropriées.
Il est également crucial de s'assurer que les garanties couvrent les risques les plus fréquents au sein de l'entreprise. Par exemple, dans un secteur où les troubles musculo-squelettiques (TMS) sont courants, une couverture renforcée pour les soins médicaux et paramédicaux, comme la kinésithérapie, est indispensable. L'employeur doit aussi envisager les garanties pour les ayants-droit des salariés, afin de leur offrir une couverture familiale complète.
En utilisant un comparateur de mutuelles, l'employeur peut évaluer différentes offres et souscrire un contrat d'assurance santé qui allie une couverture adéquate et des cotisations raisonnables, tout en restant conforme au régime obligatoire. Cette démarche permet d'optimiser le rapport coût/garanties, tout en s'assurant que les frais médicaux et les dépenses de santé, parfois coûteux, sont bien pris en charge, évitant ainsi de lourdes charges financières pour les employés et l'entreprise.
Le coût
Lorsqu'un employeur choisit une mutuelle collective pour son entreprise, le coût global de la mutuelle est un critère crucial à prendre en compte. Ce coût est déterminé par plusieurs facteurs, notamment les types de garanties offertes (hospitalisation, soins dentaires, optique, médecines douces, etc.), les niveaux de remboursement au-delà de ceux de la Sécurité sociale, et les cotisations, qui peuvent être réparties entre l'employeur et les salariés. Les contrats de mutuelle collective obligatoires couvrent souvent les risques essentiels comme l'hospitalisation, les dépassements d'honoraires, et les soins courants, tandis que des options comme les surcomplémentaires permettent de renforcer certaines garanties, par exemple pour les prothèses dentaires ou les frais d’optique, en échange d'une cotisation supplémentaire.
Pour bien choisir, l'employeur doit comparer les différents types de contrats en utilisant un comparateur de mutuelles. Un contrat collectif obligatoire, par exemple, assure une couverture de base pour tous les salariés, souvent avec des tarifs négociés avantageux, tandis que des surcomplémentaires peuvent être proposées aux salariés qui souhaitent une protection renforcée. L’intérêt des contrats responsables réside dans leur conformité aux exigences légales, garantissant un équilibre entre couverture santé et coût maîtrisé.
Le calcul du coût global de la mutuelle doit inclure à la fois les cotisations patronales et salariales. L'employeur doit évaluer combien il est prêt à investir dans la cotisation patronale pour maintenir un équilibre entre une bonne couverture santé et le respect du budget de l’entreprise. D’autre-part, il est essentiel d’estimer l’impact des cotisations sur les salaires nets des employés, tout en s'assurant que les garanties proposées répondent aux besoins des assurés sans être excessivement coûteuses.
En comparant les offres, il est aussi important de prendre en compte les frais de gestion des contrats, ainsi que la capacité des assureurs à gérer efficacement les remboursements des frais médicaux, y compris les délais de carence et la couverture des dépenses de santé imprévues, comme les cas d’hospitalisation. Finalement, bien choisir la mutuelle collective en tenant compte de tous ces éléments permet non seulement de respecter le budget de l'entreprise, mais aussi d'assurer une couverture santé optimale pour tous les salariés.
Les services associés
Lorsqu'un employeur choisit une mutuelle collective pour son entreprise, les services associés offerts par la mutuelle sont des critères essentiels à prendre en compte, au-delà des garanties de base comme l'hospitalisation, les soins dentaires, ou encore les dépassements d'honoraires. Parmi ces services complémentaires, on retrouve des options telles que l'assistance, qui peut inclure un soutien en cas d’hospitalisation, ou des services de téléconsultation médicale, permettant aux salariés de consulter un médecin à distance sans avoir à se déplacer. Ces services peuvent considérablement améliorer la qualité de vie des assurés en leur offrant un accès plus facile aux soins et en réduisant le stress lié aux démarches médicales.
Il est aussi crucial de choisir une mutuelle qui propose un bon service client et un accompagnement personnalisé. Un service client réactif et compétent peut faciliter la gestion des remboursements de frais médicaux, la souscription de nouvelles options ou la résiliation d'un contrat. De plus, certaines mutuelles proposent des plateformes en ligne ou des applications mobiles pour gérer facilement les dépenses de santé, consulter les niveaux de garanties ou encore suivre les remboursements en temps réel.
L'employeur doit également comparer les différentes offres disponibles sur le marché en utilisant des comparateurs de mutuelles pour évaluer non seulement les coûts des cotisations, mais aussi la qualité des services complémentaires. Par exemple, un contrat collectif obligatoire peut offrir des services de base à des tarifs négociés, tandis qu'une surcomplémentaire pourrait inclure des services additionnels, comme des programmes de bien-être ou des ateliers de prévention santé, qui peuvent contribuer à une meilleure protection sociale pour les salariés.
Il est important d’évaluer l’ensemble des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses salariés pour s'assurer que les services proposés sont bien adaptés. Une mutuelle qui couvre non seulement les frais médicaux classiques, mais aussi propose des services qui répondent aux besoins quotidiens des collaborateurs, peut renforcer leur satisfaction et leur fidélité, tout en assurant une bonne couverture santé en complément de la Sécurité sociale.
3) Les Étapes à suivre pour changer de mutuelle
Faire un état des lieux des besoins
Pour procéder à un changement de mutuelle d'entreprise, il est crucial de réaliser un état des lieux des besoins de santé des salariés. Cette étape permet de s'assurer que la nouvelle mutuelle souscrite correspondra aux attentes et aux besoins réels des assurés. Dans un premier temps, une analyse des dépenses de santé passées, telles que les remboursements effectués par la Sécurité sociale, est essentielle pour identifier les postes de dépense les plus fréquents (hospitalisation, soins dentaires, dépassements d'honoraires, etc.). Ensuite, la mise en place d'enquêtes de satisfaction ou de questionnaires auprès des salariés permet de recueillir des informations précises sur leurs attentes, notamment en termes de couverture santé, de remboursements des frais médicaux, ou encore des services complémentaires (médecines douces, téléconsultation, etc.).
L’analyse des remboursements actuels, en collaboration avec les assureurs, offre un aperçu des niveaux de garantie nécessaires, notamment pour les postes critiques comme les soins dentaires ou les prothèses, qui peuvent représenter des dépenses importantes pour les salariés. Par ailleurs, l'examen des taux de remboursement des frais médicaux et du ticket modérateur permet de s'assurer que les contrats souscrits offrent une couverture suffisante pour limiter les dépenses de santé non remboursées.
L'employeur peut également utiliser des comparateurs de mutuelles pour évaluer différentes offres en termes de cotisations, de garanties, et de services associés. En comparant les contrats collectifs obligatoires et les surcomplémentaires, il devient plus facile de choisir la meilleure mutuelle d’entreprise, qui saura répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses collaborateurs, tout en optimisant le budget alloué à la protection sociale.
Il est recommandé de privilégier les mutuelles qui proposent un accompagnement personnalisé et un bon service client, car cela contribue à une meilleure expérience utilisateur et à une gestion plus fluide des démarches liées à la santé des salariés.
Comparer les offres
Pour comparer efficacement les différentes offres de mutuelle collective lors d'un changement de mutuelle d'entreprise, il est essentiel de procéder méthodiquement en tenant compte des besoins spécifiques des salariés et des contraintes budgétaires de l'entreprise. Tout d'abord, l'analyse des niveaux de garanties proposés pour les soins médicaux, l’hospitalisation, les soins dentaires et optiques est primordiale. Il convient de vérifier les taux de remboursement par rapport à la base de remboursement de la Sécurité sociale et de s’assurer que les offres couvrent adéquatement les dépassements d’honoraires, souvent coûteux pour les assurés. Les délais de carence, les exclusions de garanties, et les plafonds de remboursement doivent également être scrutés attentivement.
Le recours à un comparateur de mutuelles permet de simplifier cette analyse en offrant une vue d’ensemble des différentes offres disponibles sur le marché, incluant les cotisations patronales et salariales associées à chaque formule. Cependant, pour une comparaison encore plus précise et personnalisée, il est fortement recommandé de faire appel à un courtier en assurance. Ce dernier, grâce à son expertise et sa connaissance approfondie des contrats d’assurance-santé, pourra conseiller l’entreprise en fonction de son secteur d’activité, de la typologie des salariés (âge, situation familiale, etc.), et des garanties souhaitées. Le courtier peut également négocier des tarifs préférentiels et des services supplémentaires, comme l’accès à des réseaux de soins partenaires ou des prestations d’assistance (téléconsultation, prévention santé), qui améliorent la qualité de vie au travail.
En plus de ces aspects, il est essentiel de considérer la qualité du service client offert par la mutuelle, incluant l’accompagnement personnalisé des assurés et la gestion administrative des dossiers. Une mutuelle réactive et bien organisée est un atout considérable pour l’entreprise, car elle assure une prise en charge rapide des frais de santé et réduit les tracas administratifs pour les collaborateurs.
Il faut noter qu’il est important de partager les informations avec les salariés et de recueillir leur avis à travers des enquêtes ou des réunions, afin de garantir que la mutuelle choisie répondra effectivement à leurs attentes et besoins. Cela garantit une adhésion collective harmonieuse et renforce la satisfaction globale des employés envers leur couverture santé.
Mettre en place la nouvelle mutuelle
La mise en place d'une nouvelle complémentaire santé collective au sein d'une entreprise implique plusieurs étapes essentielles, qui doivent être rigoureusement planifiées pour assurer une transition fluide et maintenir la continuité de la couverture santé des salariés. Tout d'abord, il est crucial de résilier l'ancienne mutuelle en respectant les délais légaux de préavis, souvent fixés à deux mois avant l'échéance du contrat. Cette étape doit être coordonnée avec la souscription du nouveau contrat pour éviter toute période sans couverture.
Une fois le nouveau contrat d'assurance santé d’entreprise sélectionné, il est nécessaire de communiquer efficacement avec les salariés pour les informer des changements, des nouvelles garanties, des cotisations, ainsi que des démarches à suivre pour adhérer à la nouvelle mutuelle. Cette communication peut inclure des réunions d’information, la distribution de documents explicatifs, ou encore l’organisation de sessions de questions-réponses pour s'assurer que tous les assurés comprennent les bénéfices de la nouvelle couverture santé.
Il est aussi important d’anticiper les délais de mise en place, en tenant compte d'éventuels délai de carence et de prévoir une période de transition si nécessaire, pour garantir que les salariés continuent à bénéficier d'une couverture santé ininterrompue, notamment pour les soins importants comme l’hospitalisation ou les soins dentaires. Pendant cette transition, il est également essentiel de vérifier que les frais médicaux engagés pendant cette période sont bien remboursés selon les nouvelles conditions, y compris les dépassements d'honoraires.
Enfin, il est recommandé de faire appel à un courtier en assurance, qui pourra non seulement aider à comparer les offres sur le marché, mais aussi à négocier les tarifs et à s'assurer que le nouveau contrat correspond aux besoins spécifiques de l'entreprise, tout en respectant les obligations légales. Le courtier pourra également faciliter les démarches administratives et veiller à ce que toutes les étapes, de la résiliation à la mise en œuvre de la nouvelle mutuelle, soient conformes aux réglementations en vigueur, notamment en matière de sécurité sociale et d’assurance-maladie.
Conclusion
Pour finir, quoi qu’on en dise, l’été est la période idéale pour entamer les démarches de changement de mutuelle. La fin d’année étant généralement chargée pour l’ensemble des équipes d’une entreprise, l’été est la période la plus calme de l’année, ce qui vous permettra d’aborder ces sujets sereinement. Cela vous donne l’occasion d’aborder la question de la mutuelle avec l’ensemble de vos collaborateurs, au travers de questionnaires et de réunions d’information, afin de favoriser le dialogue et l’inclusion au sein de votre structure. Enfin, changer de mutuelle au cours de l’été est aussi un bon moyen pour profiter de tarifs plus abordables avant les augmentations de 2024 liées à l’inflation.