Changement de mutuelle : quelles obligations pour l'employeur ?

L’été arrive à grands pas ! Même si cette période est aussi synonyme de vacances au soleil, c’est aussi le meilleur moment pour les entreprises de procéder à leurs changements de mutuelle. Toutefois, ces démarches ne sont pas anodines et nécessitent de suivre des étapes précises, d’autant plus du côté de l’employeur. Dans cet article, nous aborderons les différentes obligations et procédures à suivre par l’employeur dans le cadre d’un changement de mutuelle.

1) Choix de mutuelle : la procédure à suivre par l'entreprise

Que dit la loi ?

Depuis la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2016, les entreprises ont désormais l’obligation de proposer une complémentaire santé à l’ensemble de leurs collaborateurs. Même si cette dernière a l’obligation de se plier aux garanties proposées par sa branche professionnelle, l’entreprise a tout de même la possibilité de choisir un contrat auprès de l’assureur de son choix. Toutefois, il faut que celui-ci propose des garanties permettant de répondre aux besoins des salariés.

D’autres parts, si l’entreprise applique sa convention collective, elle sera dans l’obligation de prendre en compte ses partenaires sociaux, qui auront eux aussi leur mot à dire concernant les dispositions de l’accord frais de santé.

Les étapes à suivre pour un changement de mutuelle en toute sérénité

En ce qui concerne le choix de la mutuelle, celui-ci peut s’effectuer par 3 chemins différents :

• La décision unilatérale de l’employeur (DUE) ;
• Le référendum ;
• La négociation avec les représentants du personnel.

Changer de mutuelle peut devenir intéressant, voire essentiel, pour l’entreprise et ce pour plusieurs raisons. Dans un premier temps, cela peut lui permettre de faire des économies. Cela peut aussi jouer un grand rôle dans la fidélisation des collaborateurs. En effet, répondre aux besoins et favoriser le bien-être des salariés va avoir une influence sur leur motivation et donc sur leur performance au quotidien.

2) Changement de complémentaire santé : les obligations à respecter par l'employeur

Lorsque l’employeur décide de changer de complémentaire santé pour son entreprise, celui-ci doit respecter un certain nombre d’obligations essentielles.

Les conditions du précédent contrat

Dans un premier temps, il est nécessaire de respecter les conditions relatives à la résiliation et au préavis présentes dans le précédent contrat.

Respect des législations

L’employeur doit aussi s’assurer de respecter les législations de l’ANI, les règles du nouveau contrat responsable avec le 100% santé, ainsi que celles de la convention collective. Par ailleurs, la mise en place de la mutuelle collective nécessite de passer par plusieurs étapes cruciales telles que l’accord d’entreprise, le référendum, ou encore la décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Informer les salariés

Enfin, il est essentiel d’informer les représentants du personnel (délégué syndical, comité d’entreprise, délégué du personnel) de chaque décision prise par l’entreprise au sujet du changement de mutuelle.

3) Changer de contrat de mutuelle par voie de DUE

La DUE : qu'est-ce que c'est ?

Contrairement aux cas du référendum et de l’accord collectif où le changement de mutuelle doit être discuté, la DUE permet à l’employeur de changer le contrat de mutuelle seul. Toutefois, la rédaction de cette décision doit être aussi complète qu’un accord acté par référendum ou qu’un accord collectif.

Pour rappel, la DUE est un écrit dans lequel l’employeur s’engage à fournir à ses salariés un avantage supplémentaire à ce que prévoient les accords collectifs et/ou les contrats de travail, comme les primes et les jours de congé par exemple. Le contenu de la DUE n’engagent pas les salariés et ne peuvent pas être moins favorables au collaborateur que les lois, les règlements, les accords collectifs et les contrats de travail.

Cet écrit doit regrouper les précisions concernant les garanties mises en place, accompagnées de leurs modalités d’application (durée du contrat, le montant et la répartition des cotisations, la nature des contrats et garanties, les bénéficiaires de prestations…)

Procédure de mise en place d'une nouvelle DUE au sein de l'entreprise

Dans un premier temps, pour mettre fin à son précédent engagement, l’employeur doit dénoncer l’ancienne DUE, seulement si cette dernière était un engagement unilatéral à durée indéterminée. Pour cela, l’employeur n’a pas besoin de motiver son choix, mais il doit tout de même respecter la durée de préavis inscrite dans le document, et il devra aussi en informer individuellement chacun des salariés.

Dans un second temps, si l’entreprise possède des représentants du personnel, l’employeur devra leur soumettre son projet de DUE. Notez tout de même que leur avis n’étant que consultatif, l’employeur ne sera pas contraint par la loi de modifier son projet de DUE en cas de désaccord des représentants.

Une fois que ces deux étapes ont été mises en place, s’en suit le moment de la rédaction de la DUE. Cette dernière est très réglementée et a pour obligation de renseigner les conditions de souscription du nouveau contrat dans les moindres détails, sans oublier les mentions obligatoires. Pour en savoir plus sur les éléments composant la DUE, on vous donne rendez-vous ici.

Enfin, une fois l’ancienne DUE dénoncée, les représentants du personnel consultés et la nouvelle DUE rédigée, l’employeur doit informer de manière individuelle l’ensemble de ses salariés. Pour cela, trois alternatives de transmission aux salariés sont possibles :

• Via la liste d’émargement contre signature,
• La décharge individuelle contre signature,
• L’envoi d’un courrier postal en recommandé ou par mail avec un accusé de réception.

Notez bien qu’en cas d’oubli, vous exposez votre entreprise à une sanction de la part de l’URSSAF.

Conclusion

Pour finir, un changement de mutuelle entraîne de nombreuses procédures à suivre par l’entreprise, et surtout de nombreuses obligations du côté de l’employeur. Pour ce faire, vous devez passez par un accord collectif, un référendum, ou encore une DUE, en fonction du régime mis en place au sein de votre structure. En ce qui concerne l’employeur, celui-ci doit s’assurer de bien respecter les termes de l’ancien contrat, ainsi que la durée de préavis établie dans ce dernier, mais aussi toutes les législations relatives à la loi ANI et à la convention collective. Dans le cadre de la DUE, cas le plus courant dans les entreprises, l’employeur devra dénoncer l’ancienne DUE mise en place, puis en informer les représentants du personnel s’ils existent. Enfin, après avoir rédigé le document, l’employeur devra en informer de manière officielle l’ensemble de ses salariés de façon individuelle, que ce soit via une liste d’émargement, une décharge individuelle (le tout contre signature) ou encore par l’envoi d’un courrier postal en recommandé ou d’un mail avec accusé de réception.