Télétravail : quelles sont les obligations de l'employeur ?

Même si celui-ci s’est démocratisé au sein des entreprises depuis la pandémie de Covid-19, la pratique du télétravail reste très réglementée, avec de nombreuses obligations attendues de la part de l’employeur pour prévenir les possibles risques de ce dispositif. Pour s’assurer du bien-être de l’ensemble de ses salariés, qu’ils soient en présentiel ou en télétravail, l’employeur se doit de respecter plusieurs points essentiels que nous allons vous lister dans ce présent article.

1) Les obligations légales de l'employeur concernant les conditions de travail des télétravailleurs

Les conditions de mise en place du télétravail

Dorénavant considéré comme un élément déterminant dans le choix d'une entreprise par les candidats, de la même manière que d'autres avantages sociaux, la mise en place du télétravail séduit de plus en plus d'entreprises en France et à l'international.  

Mais il faut toutefois noter que la mise en place du télétravail en entreprise n’est pas automatique et qu’il faut passer par plusieurs étapes pour y parvenir.

Par exemple, il est possible mettre en place un télétravail uniquement pour certains cas très particuliers, l’accord par écrit du salarié concerné sera suffisant pour lui permettre d’accéder au télétravail.

Cependant, si l'entreprise décide de généraliser cette pratique à toute la structure, nous conseillons plutôt de le mettre en place via un accord collectif ou bien une charte établie unilatéralement par l’employeur, après avoir obtenu l’avis du comité social et économique, si l'entreprise en possède un. Le point positif de cette alternative est qu'il n'est pas nécessaire de récolter l’accord écrit de chacun des salariés souhaitant bénéficier du télétravail, étant donné l’aspect collectif de ces dispositifs. D’autre part, un accord ou une charte permet d’éviter les dérogations ou la discrimination en faveur ou en défaveur de certains des salariés.

Pour être effectif, l’accord collectif ou la charte doit prendre en compte plusieurs facteurs très précis tels que :

• Les conditions de passage en télétravail ;
• Les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en place du télétravail ;
• La détermination des horaires pendant lesquels l’employeur peut contacter le salarié en télétravail ;
• Les dispositions de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail ;
• Les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
• L’accès à des aménagements via le télétravail pour les travailleurs handicapés et les salariées enceintes.

Le matériel et l'espace de travail

Conformément au droit du travail, les employeurs doivent fournir à chaque salarié le matériel nécessaire pour l'exécution de leurs tâches, tels qu'un ordinateur et des outils informatiques adéquats.

De plus, l'employeur doit prendre en charge les frais directement liés au télétravail, tels que les coûts de connexion internet. Il est également impératif que l'espace de travail à domicile soit ergonomique et adapté pour garantir la santé et la sécurité du salarié, un aspect souvent vérifié par l'inspecteur du travail.

Les conditions de travail en télétravail doivent être équivalentes à celles des locaux de l'employeur, incluant la gestion des horaires de travail, les temps de repos et la prévention des risques psychosociaux. Les représentants du personnel, tels que le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), jouent un rôle crucial dans l'évaluation et l'amélioration de la qualité de vie au travail en télétravail.

L'organisation du travail doit être formalisée par un avenant au contrat de travail ou un accord collectif, assurant ainsi la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, et permettant une flexibilité du mode de travail qui profite à la fois au salarié et à l'employeur.

La protection des données et la cybersécurité

Les obligations légales des employeurs en matière de protection des données et de cybersécurité pour les salariés en télétravail sont essentielles et clairement définies par le Code du travail. Les employeurs doivent mettre en place des mesures de sécurité informatiques strictes pour protéger les données sensibles des salariés et des clients, en conformité avec les exigences de la CNIL.

L'organisation du travail à distance doit inclure la sensibilisation des travailleurs aux risques cyber et aux bonnes pratiques de cybersécurité. Cela peut être formalisé par un avenant au contrat de travail ou un accord d'entreprise, garantissant que chaque collaborateur est bien informé et formé. Les représentants du personnel, jouent un rôle crucial dans la surveillance de ces pratiques.

Il est aussi impératif de protéger les données personnelles des salariés, assurant ainsi un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant la qualité de vie au travail. La flexibilité du télétravail ne doit pas compromettre la sécurité au travail, et les mesures de protection doivent être régulièrement mises à jour pour répondre aux nouvelles menaces.

Le droit du travail impose également aux employeurs de garantir un espace de travail sécurisé, que ce soit au domicile du salarié ou dans des espaces de coworking. Le respect de ces obligations contribue à réduire les risques professionnels et psychosociaux, tout en prévenant l'absentéisme et en maintenant un haut niveau de motivation parmi les salariés.

La santé et la sécurité des télétravailleurs

Dans un premier temps l'employeur doit évaluer les risques psychosociaux liés au télétravail, tels que l'isolement et le surmenage, et mettre en place des mesures de prévention adaptées. Cela inclut la mise en œuvre d'actions pour prévenir l'isolement social des travailleurs à domicile et assurer un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, afin de maintenir une bonne qualité de vie au travail.

Les employeurs sont également tenus de garantir l'accès à la médecine du travail pour tous les salariés, en organisant des visites médicales régulières et en assurant un suivi de leur santé. Il est indispensable de formaliser ces engagements par un avenant au contrat de travail ou un accord d'entreprise, impliquant les représentants du personnel et le CHSCT pour une surveillance efficace des conditions de travail.

La flexibilité du travail à distance ne doit pas compromettre la sécurité au travail ; ainsi, l'employeur doit veiller à ce que le poste de travail du salarié, qu'il soit à domicile ou dans des espaces de coworking, respecte les normes de sécurité et de santé. En cas d'accident du travail, les mêmes droits et protections s'appliquent que pour les travailleurs en présentiel.

Enfin, le respect des plages horaires, des temps de repos et de la durée légale du travail demeure une priorité, pour éviter tout abus et préserver le bien-être des salariés.

2) L'organisation et le management des télétravailleurs

Le cadre juridique du télétravail

Le cadre juridique du télétravail en France est défini par le Code du travail, qui précise les droits et obligations de l’employeur et des salariés. Le télétravail doit être formalisé par un accord individuel ou collectif, tel qu'un avenant au contrat de travail ou un accord d'entreprise, permettant de préciser les conditions et modalités de sa mise en œuvre.

Cet accord doit notamment définir les jours et les horaires de travail, en respectant les plages horaires légales et la durée du travail. Les modalités de communication et de suivi de l'activité sont essentielles pour garantir la continuité de l'activité professionnelle et la qualité de vie au travail. Les employeurs doivent fournir un poste de travail adapté, garantir la santé et la sécurité des travailleurs à distance, et prévenir les risques psychosociaux tels que l'isolement ou le surmenage.

Les représentants du personnel, tels que le CHSCT, jouent un rôle crucial dans l'organisation et l'évaluation des conditions de télétravail. Les employeurs doivent également veiller à ce que les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que ceux travaillant sur site, notamment en matière de congés, de temps de repos, et d'accès à la médecine du travail.

La flexibilité offerte par le télétravail doit être équilibrée avec une stricte surveillance des heures de travail et la prévention des heures supplémentaires non rémunérées. Enfin, les accords collectifs peuvent inclure des mesures spécifiques pour faciliter le télétravail, telles que l'utilisation des technologies de l'information et des espaces de coworking, afin d'assurer un environnement de travail adapté et sécurisé.

La charge de travail et le droit à la déconnexion

La charge de travail liée au télétravail doit être encadrée par des règles claires définies dans un accord d'entreprise ou un avenant au contrat de travail. Il est important que l’employeur veille à éviter la surcharge de travail des salariés en télétravail en respectant strictement les heures de travail et les plages horaires définies.

Il est crucial de garantir des temps de repos adéquats pour préserver la santé et la sécurité des travailleurs, tout en évitant le risque de surmenage. Le droit à la déconnexion est un élément essentiel de cette organisation, permettant aux salariés de ne pas être sollicités en dehors des horaires de travail, ce qui contribue à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les représentants du personnel et les managers jouent un rôle clé dans le suivi et la régulation de la charge de travail, en surveillant les éventuelles heures supplémentaires et en encourageant les salariés à prendre régulièrement des congés payés et des vacances pour éviter l'absentéisme et favoriser le bien-être au travail.

L'organisation du travail à distance doit être flexible tout en respectant les durées légales de travail et les conventions collectives en vigueur, avec une attention particulière aux risques psychosociaux et aux conditions de travail, pour maintenir une qualité de vie au travail optimale.

La relation entre l'employeur et le télétravailleur

Une bonne relation entre l'employeur et le télétravailleur est essentielle pour assurer une organisation du travail efficace et une qualité de vie au travail optimale. Il est crucial pour les employeurs de maintenir un dialogue régulier avec leurs salariés en télétravail. Cela peut se faire par l'organisation de réunions d'équipe virtuelles et de moments de convivialité, favorisant ainsi la cohésion sociale et le sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Les représentants du personnel jouent un rôle clé dans ce processus, en veillant à ce que les conditions de travail à distance respectent les mêmes droits que ceux appliqués dans les locaux de l'employeur. Les accords d'entreprise ou les avenants au contrat de travail doivent définir clairement les plages horaires, les heures de travail et les moments de repos, pour éviter l'isolement et le surmenage des travailleurs. En encourageant les salariés à prendre des congés payés et en respectant la durée légale du travail, l’employeur contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

D’autre-part, le droit à la déconnexion doit être respecté pour garantir la santé et la sécurité des collaborateurs, en évitant les heures supplémentaires non payées et en limitant les astreintes. Par cette approche, l’entreprise s'assure non seulement du bien-être au travail, mais également de la prévention des risques psychosociaux et professionnels, conformément aux réglementations en vigueur et aux accords collectifs.

3) Les obligations de l'employeur envers les télétravailleurs

L’employeur possède aussi plusieurs obligations envers ses télétravailleurs, pour s’assurer de la bonne organisation et du bien-être de ses salariés à distance.

L'entretien annuel

Dans un premier temps, l’employeur et le télétravailleur doivent prévoir un entretien annuel dans lequel ils pourront aborder toutes les questions concernant l’organisation des missions de ce dernier, ainsi que la charge de travail.

Les restrictions d'usage d'équipement

L’employeur se doit d’informer le salarié à distance de la mise en place de toute restriction d’usage d’équipements, d’outils informatiques, ou encore de services de communication technologiques. Il ne doit pas non plus oublier de communiquer au télétravailleur les possibles sanctions en cas de non-respect de ces réglementations.

Le retour au travail en présentiel

Pour les salariés en télétravail total, l’employeur a pour obligation de les contacter en priorité au cas où un poste serait vacant dans les locaux de l’entreprise, si ce dernier correspond aux qualifications et compétences de l’employé.

4) Les avantages de l'assurance santé collective pour les entreprises et les salariés en télétravail

Une couverture santé adaptée aux besoins des télétravailleurs

Afin d’assurer le bien-être et la sécurité au travail de ses collaborateurs, l’employeur peut proposer une couverture santé adaptée à leurs besoins spécifiques, notamment en ce qui concerne les télétravailleurs. Pour que celle-ci soit efficace, l’entreprise doit veiller à ce que les garanties de santé incluent la prise en charge des frais de santé spécifiques au télétravail, tels que les consultations médicales en ligne, et les frais liés aux accidents du travail à domicile, pour ne citer qu’eux.

Une bonne couverture des risques psychosociaux est également cruciale, en incluant une assistance psychologique et des services de prévention, tels que des séances de téléconsultation avec des professionnels de la santé mentale.

L’entreprise doit aussi s'assurer que les télétravailleurs ont accès à des services de bien-être, favorisant ainsi un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cela peut être formalisé par un avenant au contrat de travail ou par des accords d'entreprise. Les représentants du personnel et le CHSCT jouent un rôle clé dans la mise en place et le suivi de ces mesures.

Finalement, il est important de motiver les télétravailleurs à prendre régulièrement des congés payés et des temps de repos pour prévenir l'absentéisme et maintenir une qualité de vie au travail. En intégrant ces aspects dans l'organisation du travail, l’employeur contribue à une meilleure conciliation des vies professionnelle et personnelle des salariés, tout en respectant les obligations légales et les accords collectifs en matière de santé au travail.

Un atout pour l'attractivité et la fidélisation des salariés

Une bonne assurance santé collective peut se révéler être un véritable atout pour l'attractivité d'une entreprise et pour la fidélisation des salariés. Proposer une assurance santé collective de qualité est considéré comme un avantage social majeur, renforçant l'engagement et la performance des collaborateurs.

Cette couverture permet de répondre aux besoins spécifiques des travailleurs, incluant la prise en charge des accidents du travail à domicile et des risques psychosociaux. Elle contribue également à améliorer la qualité de vie au travail et le bien-être des salariés en offrant des services tels que la téléconsultation, l'assistance psychologique et des programmes de prévention.

Par ailleurs, le Code du travail et les accords collectifs encadrent la mise en place de telles assurances, assurant que tous les salariés bénéficient des mêmes droits en matière de santé et sécurité.

Cela réduit l'absentéisme, favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et contribue à une plus grande flexibilité et satisfaction des collaborateurs. Une bonne assurance santé collective devient ainsi un levier de motivation et de fidélisation, crucial pour attirer et retenir les talents dans un environnement de travail compétitif.

Un investissement rentable pour les entreprises

Une bonne mutuelle collective peut se révéler être un investissement extrêmement rentable pour les entreprises en offrant de nombreux avantages économiques et stratégiques. Dans un premier temps, celle-ci contribue à réduire les coûts liés à l'absentéisme et aux arrêts maladies, en offrant une couverture qui encourage les travailleurs à rechercher des soins préventifs et à traiter rapidement les problèmes de santé, ce qui diminue les périodes d'absence prolongées.

En améliorant la qualité de vie au travail et en offrant une meilleure protection contre les risques psychosociaux, la complémentaire santé d’entreprise peut également booster la productivité et la performance globale des collaborateurs. En effet, les salariés qui bénéficient d'une couverture de qualité sont généralement plus motivés et moins stressés, ce qui se traduit par une diminution des heures supplémentaires non planifiées et une meilleure efficacité au travail.

De plus, cette couverture renforce l'image de marque de l'entreprise en tant qu'employeur responsable, ce qui peut attirer de nouveaux talents et fidéliser les employés existants. Le Code du travail, les accords d'entreprise et les conventions collectives encadrent cette couverture, garantissant que les prestations offertes respectent les normes légales et contribuent à une organisation du travail harmonieuse.

En investissant dans une assurance santé collective de qualité, l’employeur respecte non seulement ses obligations légales mais favorise également un environnement de travail plus sain et plus engagé, ce qui, à long terme, peut être un véritable atout pour la réussite globale de l'entreprise.

Conclusion

Pour finir, s’il veut mettre en place le télétravail au sein de l’entreprise, l’employeur devra le mentionner au travers d’un accord collectif ou bien d’une charte établie unilatéralement par ce dernier. Par ailleurs, l’employeur a pour obligation de garantir les mêmes règles et les mêmes offres pour l’ensemble de ses collaborateurs, qu’ils soient présents sur site ou à distance, afin d’éviter toute forme de discrimination. Enfin, le télétravail restant un dispositif bien particulier, l’employeur doit s’assurer du bien-être des salariés travaillant de chez-eux que ce soit avec la mise en place d’un entretien annuel, de les maintenir informés sur les possibles restrictions d’usage d’équipement, ou encore sur les postes vacants dans les locaux de l’entreprise pour ses employés en télétravail total.